Ein Leistungsnachweis dokumentiert für Ihren Kunden, was bei einem Einsatz erledigt wurde — mit Checkliste, Fotos und Notizen als PDF. HansaChat schlägt dafür Fotos und Notizen aus dem Objekt-Chat vor; Sie entscheiden, was in den Nachweis kommt.
Voraussetzungen
- Der Leistungsnachweis gehört zum Zusatzpaket Nachrichten-Triage (29 € pro Monat). Im Testmonat ist es enthalten — siehe Testmonat und Abrechnung.
- Leistungsnachweise erstellen und herunterladen können die Objektleitung des Objekts und Administratoren. Reinigungskräfte sehen keine Leistungsnachweise.
- Ohne das Zusatzpaket sehen Administratoren im Einsatz den Hinweis Verfügbar mit dem Baustein Nachrichten-Triage.
Was vorgeschlagen wird
Öffnen Sie einen Einsatz. Unten erscheint der Bereich Leistungsnachweis mit diesen Vorschlägen:
- Aufgabenfotos, die beim Abarbeiten der Checkliste aufgenommen wurden.
- Fotos aus dem Objekt-Chat, die die verantwortliche Person oder eine Person, die an der Checkliste gearbeitet hat, im Einsatzfenster geschickt hat.
- Notizen aus dem Objekt-Chat derselben Personen im Einsatzfenster, wenn die KI sie als arbeitsbezogen erkannt hat (KI: Leistungsnachweis).
Das Einsatzfenster reicht von 30 Minuten vor dem Start des Einsatzes bis zwei Stunden nach dem Einreichen. Wurde der Einsatz erst nach der geplanten Uhrzeit gestartet, zählen die Beiträge schon ab 30 Minuten vor dem geplanten Beginn — wer erst fotografiert und dann auf Einsatz starten tippt, verliert keine Fotos. Wurde der Einsatz nie gestartet, gilt der ganze Einsatztag. Planen Sie sich selbst ein und posten die Fotos selbst, zählen Ihre Beiträge wie die jeder anderen verantwortlichen Person. Aushänge-Kanäle und Sprachnachrichten werden nicht berücksichtigt.
Nachrichten, die als nicht arbeitsbezogen erkannt wurden, werden ausgeblendet und können nicht aufgenommen werden — auch wenn sie ein Foto enthalten. Der Nachweis nennt, wie viele Nachrichten ausgeblendet wurden.
Was die KI erhält
Für die Prüfung, ob eine Notiz arbeitsbezogen ist, erhält das KI-Modell nur den Text der Nachricht (höchstens 600 Zeichen) und die allgemeine Rolle „Mitarbeiter". Namen, Dateinamen und Bilder werden nie übermittelt. Fotos ohne Text werden ohne KI vorgeschlagen.
Ist die Textprüfung nicht verfügbar, erscheint Die Textprüfung war nicht verfügbar: Es werden nur Fotos vorgeschlagen. Notizen können Sie selbst aufnehmen. Beim nächsten Öffnen wird die Prüfung erneut versucht.
Nachweis zusammenstellen
- Setzen oder entfernen Sie bei jedem Vorschlag das Häkchen In den Nachweis aufnehmen.
- Mit Aus dem Objektkanal hinzufügen wählen Sie weitere Nachrichten vom Einsatztag aus — auch von anderen Personen und außerhalb des Einsatzfensters.
- Optional: Schreiben Sie unter Zusammenfassung ein paar Sätze für den Kunden.
- Klicken Sie auf Bericht abschließen. HansaChat erstellt eine unveränderliche PDF-Version.
Mit PDF herunterladen laden Sie das PDF und senden es Ihrem Kunden selbst, zum Beispiel per E-Mail. Einen Freigabelink für Kunden gibt es nicht.
Neue Version
Ein abgeschlossener Nachweis lässt sich nicht mehr ändern. Mit Neue Version öffnen Sie ihn erneut als Entwurf, ändern die Auswahl und schließen ihn wieder ab. Alle bisherigen Versionen bleiben unter Ausgestellte Versionen mit Datum, Person und PDF erhalten.
Inhalt des PDFs
- Firma, Objekt mit Adresse, Kunde und Datum
- Geplante Zeit mit Servicefenster und tatsächliche Zeit vom Start bis zum Einreichen
- Beteiligte Personen, Checkliste und Zustand des Einsatzes
- Jeder Checklisten-Schritt mit Ergebnis, Notiz oder Begründung und ausführender Person
- Fotos mit Uhrzeit, Person und Text
- Notizen aus dem Objekt-Chat; übersetzte Notizen mit dem Original darunter
- Gemeldete Probleme und die Zusammenfassung
- Erstellungszeitpunkt und Versionsnummer
Das PDF ist auf Deutsch, wenn die Standardsprache des Workspaces Deutsch ist, sonst auf Englisch. Für abgesagte Einsätze gibt es keinen Leistungsnachweis.
Nachweise eines Zeitraums
Im Objekt zeigt der Reiter Leistungsnachweise alle abgeschlossenen Nachweise eines Zeitraums:
- Wählen Sie Von und Bis — höchstens 62 Tage. Voreingestellt sind die letzten 30 Tage.
- Klicken Sie auf Anzeigen, um die Liste zu sehen, oder auf Gesamt-PDF.
Das Gesamt-PDF enthält eine Übersicht aller Einsätze des Zeitraums und für jeden abgeschlossenen Nachweis seine Fotos, Notizen und Zusammenfassung. Es verwendet jeweils die neueste abgeschlossene Version; Entwürfe erscheinen nicht. Passen nicht alle Fotos hinein (höchstens 120), weist HansaChat darauf hin — die einzelnen Nachweise enthalten immer alle Fotos.
Aufbewahrung
Die PDF-Versionen abgeschlossener Nachweise werden nicht automatisch gelöscht. Die aufgenommenen Fotos sind im PDF enthalten.