Reinigungskräfte erfassen Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend mit je einem Tipp auf dem Handy. HansaChat zeichnet Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf (§ 17 MiLoG), führt ein Änderungsprotokoll und erstellt Stundenzettel als PDF und CSV.
Erfasst werden nur Zeiten — kein Standort, kein GPS, keine Fotos. Für die gesetzeskonforme Aufzeichnung bleibt der Arbeitgeber verantwortlich; HansaChat gibt Hinweise, korrigiert aber nichts automatisch.
Wer was sieht
| Rolle | Zeiterfassung |
|---|---|
| Reinigungskraft | Bucht und sieht nur die eigenen Zeiten unter Meine Zeiten |
| Objektleitung (Supervisor) | Sieht und korrigiert die Zeiten der Reinigungskräfte in den eigenen Objekten — nicht die eigenen und nicht die anderer Objektleitungen |
| Inhaber/Administrator | Sieht und korrigiert alle Zeiten, legt Beschäftigungsart, Stundenlohn und Einstellungen fest |
Arbeitszeit buchen
Die Karte Arbeitszeit steht unter Mein Tag, solange der heutige Tag ausgewählt ist:
- Arbeitsbeginn startet den Arbeitstag.
- Pause beginnt eine Pause, Weiter beendet sie.
- Feierabend beendet den Arbeitstag nach der Rückfrage Ja, Feierabend.
Die Karte zeigt Heute gearbeitet und Pausen. Fahrten zwischen Objekten sind Arbeitszeit; die Arbeitszeit eines Tages ist nicht an einzelne Einsätze gebunden.
Ohne Empfang
Fehlt der Empfang, speichert das Gerät jede Buchung mit der getippten Uhrzeit und überträgt sie automatisch, sobald es wieder online ist. Die Karte zeigt, wie viele Buchungen noch warten. Buchungen, die mehr als 15 Minuten später ankommen, werden als Nachträglich übertragen markiert. Buchungen, die älter als acht Tage sind, nimmt der Server nicht mehr an — diese Zeiten trägt die Objektleitung nach.
Vergessenen Feierabend nachtragen
Fehlt das Arbeitsende, zeigt die Karte Am … fehlt das Arbeitsende. und die verbleibende Frist. Das Ende muss innerhalb von sieben Tagen nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein.
- Tippen Sie auf Ende nachtragen.
- Geben Sie das Ende ein; bei Nachtschichten setzen Sie Ende am Folgetag.
- Geben Sie eine Begründung an, zum Beispiel „Ausstempeln vergessen".
Weitere Änderungen an vergangenen Tagen können Reinigungskräfte nicht vornehmen — die korrigiert die Objektleitung.
Meine Zeiten
Unter Meine Zeiten sieht jede Person ihren Monat: Arbeitszeit, Pausen, Arbeitstage, Offene Tage und Hinweise, darunter jeden Tag mit seinen Arbeits- und Pausenabschnitten, wer sie erfasst hat und das Änderungsprotokoll. Mit PDF und CSV lädt man den eigenen Monat herunter.
Übersicht für Objektleitung und Verwaltung
Die Seite Zeiterfassung hat diese Reiter:
- Mitarbeitende: Arbeitszeit des Monats pro Person, wer gerade arbeitet, offene Tage, Hinweise und Minijob-Stand.
- Offene Tage: Tage ohne Arbeitsende mit der verbleibenden Frist oder seit wann sie überfällig sind.
- Objekte: Pro Objekt die Zahl der Einsätze, die Einsatzzeit (vom Start eines Einsatzes bis zu seiner Abgabe), die Objektzeit (mit dem Objekt erfasste Arbeitszeit) und die Zahl der Personen.
- Einstellungen (nur Administratoren): Zeitzone (Standard
Europe/Berlin) und Minijob-Grenze pro Monat (€) (Standard 603 €; bitte jedes Jahr prüfen).
Zeiten korrigieren
Öffnen Sie eine Person in der Übersicht. Mit Eintrag hinzufügen tragen Sie fehlende Arbeit oder Pausen nach, mit Bearbeiten ändern oder entfernen Sie einen Abschnitt. Jede Korrektur braucht eine Begründung, zum Beispiel „kein Handy dabei, Zeiten laut Objektbuch".
- Jede Änderung wird mit Name, altem und neuem Wert und Begründung im Änderungsprotokoll gespeichert. Die betroffene Person sieht sie.
- Entfernte Einträge bleiben im Änderungsprotokoll sichtbar.
- Prüfsummen verketten die Einträge des Protokolls. Ist alles in Ordnung, zeigt es Vollständig und unverändert (Prüfsummen bestätigt).
Unter Beschäftigung legen Administratoren die Beschäftigungsart (Regulär oder Minijob) und den Stundenlohn (€) fest. Der Stundenlohn dient nur der Prüfung der Minijob-Grenze und ist nur für die Administration und die Person selbst sichtbar.
Hinweise
HansaChat markiert Tage, die genauer angesehen werden sollten. Die Hinweise ändern keine Zeiten.
| Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| Pause unter 30 Min. (über 6 Std. gearbeitet) | Pausenregel nach mehr als sechs Stunden Arbeit |
| Pause unter 45 Min. (über 9 Std. gearbeitet) | Pausenregel nach mehr als neun Stunden Arbeit |
| Über 10 Std. gearbeitet | Tägliche Höchstarbeitszeit überschritten |
| Ruhezeit unter 11 Std. | Zu kurze Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen |
| Arbeitsende fehlt | Der Tag ist noch offen |
| 7-Tage-Frist überschritten | Das Arbeitsende wurde nicht innerhalb von sieben Tagen aufgezeichnet |
| Nachträglich übertragen | Die Buchung kam mehr als 15 Minuten nach dem Tippen an |
Für Minijobber zeigt HansaChat den Verdienst im Monat gegenüber der Minijob-Grenze und eine Hochrechnung für den Monat. Ab 80 % erscheint ein Hinweis, über 100 % Minijob-Grenze überschritten. Ohne hinterlegten Stundenlohn kann die Grenze nicht geprüft werden.
Export
| Export | Inhalt |
|---|---|
| CSV (alle) | Tageszeiten aller Personen in Ihrem Bereich für den Monat |
| CSV (Objekte) | Einsätze, Einsatzzeit, Objektzeit und Personen pro Objekt |
| CSV einer Person | Tageszeiten einer Person für den Monat |
| PDF einer Person | Arbeitszeitnachweis des Monats mit Tagesübersicht, Änderungsprotokoll und Prüfsummenstatus |
CSV-Dateien sind mit Semikolon getrennt und öffnen sich direkt in Excel. Das PDF ist immer auf Deutsch.
Aufbewahrung
Arbeitszeiten werden zwei Jahre aufbewahrt und danach automatisch gelöscht: Die Daten eines Monats werden am ersten Tag des 25. Monats danach gelöscht — die Zeiten vom Januar 2026 also am 1. Februar 2028. Jede Monatsansicht nennt das Löschdatum. 60 Tage vorher erscheint in der Übersicht ein Hinweis, damit Sie die Daten bei Bedarf vorher exportieren können.