Reinigungskräfte brauchen keine Firmen-E-Mail. Zwei Wege führen ohne E-Mail in den Workspace:
Weg 1: Telefonnummer
- Die Objektleitung weist die Person dem Objekt zu (siehe Kunden, Objekte und Bereiche).
- Die Person öffnet die Workspace-Adresse, wählt Mit Telefonnummer anmelden und gibt ihre Nummer an.
- Sie erhält einen 6-stelligen Code per SMS (5 Minuten gültig, maximal 5 Versuche, 60 Sekunden Wartezeit zwischen Anfragen).
- Nach der Eingabe wählt sie Anzeigename und Lesesprache — fertig.
Spätere Anmeldungen laufen genauso: Nummer, Code, drin.
Weg 2: Assisted QR (ohne Telefonnummer im System)
Für Personen ohne SMS-Festnetz oder ohne eigene SIM:
- Die Verwaltung erzeugt eine Einmal-QR-Karte für eine angelegte Person (5 Minuten gültig, genau eine Nutzung).
- Die Person scannt den QR mit der Kamera — es öffnet sich die Anmeldeseite mit einem Bestätigungswort (z. B. „blauer-hafen-7").
- Die Objektleitung bestätigt in ihrer angemeldeten Sitzung dasselbe Bestätigungswort. Erst dann wird die Sitzung freigegeben.
- Keine Kamera? Auf der QR-Seite gibt es einen 8-stelligen Einmal-Code zum Abtippen.
Wichtig: Scannen allein berechtigt zu nichts — die Freigabe passiert immer durch eine angemeldete Person.
Regeln und Grenzen
- Telefonnummern gelten pro Workspace: Dieselbe Nummer kann in zwei Firmen zwei verschiedene Konten haben.
- Verlorene Geräte: Die Verwaltung entfernt den Zugang (Zugriff entfernen) und startet eine neue Einladung. Auf dem alten Gerät endet der Zugang beim nächsten Synchronisieren.
- Nummern-Wechsel erfordern die neue Nummer plus bestehende Anmeldung oder die Hilfe der Verwaltung.
- SMS-Kosten entstehen pro Code; es gibt Missbrauchsgrenzen pro Nummer, IP und Workspace.