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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für HansaChat. Erfahren Sie, wie wir Ihre Daten erheben, nutzen und schützen. Zuletzt aktualisiert: August 2026.

Zuletzt aktualisiert: August 2026 · Version 2026-08

1. Unsere Rolle

Für Workspace-Inhalte, die Kunden und ihre Benutzer in HansaChat senden, hochladen oder verwalten, handelt HansaChat in der Regel als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Workspace-Eigentümers oder Kunden. Der Workspace-Eigentümer oder Kunde entscheidet, warum der Workspace genutzt wird, wer eingeladen wird, welche Inhalte hinzugefügt werden und wie lange der Workspace aktiv bleiben soll.

Für Kontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Support, Website- und Servicekommunikationsdaten handelt HansaChat als Verantwortlicher.

2. Informationen, die wir verarbeiten

Je nach Nutzung von HansaChat können wir folgende Daten verarbeiten:

  • Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Verifizierungsstatus, Spracheinstellung und Sitzungsdaten.
  • Workspace-Daten wie Workspace-Namen, Mitgliedschaften, Rollen, Kanäle, Direktnachrichten, Erwähnungen, Reaktionen, hochgeladene Dateien und Nachrichten-Metadaten.
  • Abrechnungs- und Abonnementdaten wie Tarif, Abrechnungsintervall, Abonnementstatus, Coupon-Nutzung, Checkout-Kennungen und Kunden-E-Mail-Adresse.
  • Betriebs- und Sicherheitsdaten wie IP-Adresse, Länder-Header, Browser-/Geräteinformationen, Authentifizierungsereignisse, Anfrageprotokolle, Fehlerberichte und Signale zur Missbrauchsprävention.
  • Support-, Kontakt- und Feedbackdaten wie E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt, Unternehmensgröße und alle Informationen, die Sie uns freiwillig senden.
  • E-Mail-Zustelldaten wie Empfängeradresse, Absenderinformationen, Betreff, Nachrichteninhalt, Zustellstatus, Bounce- und Beschwerdemetadaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

  • den HansaChat-Dienst bereitzustellen, Benutzer zu authentifizieren, Nachrichten zuzustellen, Dateien zu speichern, Workspaces zu verwalten und Abonnements auf Grundlage der Vertragserfüllung zu betreiben.
  • Verifizierungs-, Passwort-Reset-, Abrechnungs-, Workspace- und Service-E-Mails auf Grundlage der Vertragserfüllung oder berechtigter Interessen zu senden.
  • Abrechnung, Steuern, Buchhaltung, Rückerstattungen, Chargebacks und Compliance-Workflows auf Grundlage der Vertragserfüllung und gesetzlicher Pflichten abzuwickeln.
  • den Dienst abzusichern, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu untersuchen, Protokolle zu pflegen und Benutzer sowie Infrastruktur auf Grundlage berechtigter Interessen zu schützen.
  • Kontakt-, Support- und Feedbackanfragen auf Grundlage berechtigter Interessen oder vorvertraglicher Maßnahmen zu beantworten.
  • gesetzliche Pflichten zu erfüllen und unsere Vereinbarungen durchzusetzen, soweit dies erforderlich ist.

4. Workspace-Inhalte und Sichtbarkeit

HansaChat ist ein Produkt für Workspace-Kommunikation. Inhalte öffentlicher Kanäle sind für Workspace-Mitglieder sichtbar, die Zugriff auf diese Kanäle haben. Inhalte privater Kanäle sind für Mitglieder dieser privaten Kanäle sichtbar. Direktnachrichten sind für ihre Teilnehmer sichtbar.

Workspace-Eigentümer und Administratoren können Workspace-Einstellungen, Benutzer und Zugänge verwalten. Sie können Inhalte privater Kanäle oder Direktnachrichten nicht automatisch lesen, sofern sie nicht Mitglied oder Teilnehmer sind. Sie können jedoch Konto- und Workspace-Einstellungen innerhalb des Produkts steuern.

5. Zugriff durch HansaChat als Betreiber

Als Betreiber des Dienstes hat HansaChat technisch die Möglichkeit, auf Workspace-Daten zuzugreifen, einschließlich Nachrichten, Dateien, Benutzerdatensätzen und Mitgliedschaften. Wir nutzen diesen Zugriff nur, wenn dies für Wartung, Fehlerbehebung, Sicherheit, Missbrauchsprävention, gesetzliche Compliance oder auf Anfrage eines Kunden zur Unterstützung bei einem konkreten Problem erforderlich ist.

Soweit das deutsche Fernmeldegeheimnis gilt, verschafft sich HansaChat keine Kenntnis vom Inhalt oder von den näheren Umständen der Kommunikation über das für die Erbringung des Dienstes oder den Schutz seiner technischen Systeme erforderliche Maß hinaus. Eine Nutzung für andere Zwecke setzt ein Gesetz voraus, das dies mit ausdrücklichem Bezug auf Telekommunikationsvorgänge erlaubt.

Wir verkaufen keine Workspace-Daten und verwenden Nachrichteninhalte nicht für Werbung.

6. Hosting und Subprozessoren

HansaChat hostet zentrale Anwendungsdaten in der IONOS Cloud. Konto-, Workspace- und Nachrichtendaten werden in einer verwalteten MySQL-kompatiblen Database as a Service (DBaaS) gespeichert. Hochgeladene Dateien werden im IONOS Cloud Object Storage gespeichert und im Ruhezustand verschlüsselt.

Transaktions- und Service-E-Mails werden über unseren europäischen Partner EmailLabs (Vercom S.A.) versendet. Dabei kann EmailLabs die für den Versand erforderlichen E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte und Zustellmetadaten verarbeiten.

Kostenpflichtige Checkout-, Steuer-, Rechnungs-, Rückerstattungs- und zahlungsbezogene Workflows werden über Creem, unseren Merchant-of-Record- und Abrechnungsanbieter, abgewickelt. Creem erhält nur Daten, die für Abrechnung und Abonnementverwaltung erforderlich sind.

7. Aufbewahrung und Löschung

Die Aufbewahrung hängt vom Zustand des Workspace und Kontos ab:

  • Demo-Workspaces werden nach 24 Stunden gelöscht.
  • Kostenlose Workspaces bleiben beschreibbar und werden nach 90 Tagen ohne gespeicherte Nachricht gelöscht. Workspace-Besitzer werden 30, 7 und 1 Tag vorher gewarnt. Eine neue gespeicherte Nachricht startet den Inaktivitätszeitraum neu.
  • Ein gekündigter kostenpflichtiger oder Test-Workspace bleibt bis zum Ende des bezahlten beziehungsweise Testzeitraums nutzbar, wird danach 90 Tage schreibgeschützt und anschließend dauerhaft gelöscht. Eine Reaktivierung in diesem Zeitraum stellt den Schreibzugriff wieder her und hebt die geplante Löschung auf.
  • Eine vom Besitzer angeforderte Workspace-Löschung macht den Workspace sofort schreibgeschützt und löscht ihn nach einer 30-tägigen Frist dauerhaft, sofern der Besitzer die Anforderung nicht zurücknimmt.
  • Workspace-Datenbanken und hochgeladene Objekte werden durch den jeweiligen Löschprozess entfernt. Gelöschte Workspace-Daten laufen gemäß dem dokumentierten Backup-Aufbewahrungsplan aus verschlüsselten Backups aus.
  • Konten bleiben bestehen, solange der Besitzer einen aktiven, schreibgeschützten, zur Löschung vorgesehenen oder archivierten Workspace hat. Außergewöhnliche Anfragen zur vorzeitigen Löschung können an igor@hansa.chat gesendet werden.
  • Abrechnungsunterlagen, Rechnungen, Sicherheitsprotokolle und gesetzliche Aufzeichnungen können länger aufbewahrt werden, soweit dies für Buchhaltung, Betrugsprävention, Streitbeilegung oder gesetzliche Compliance erforderlich ist.

8. Analytics, Cookies und Logs

HansaChat verwendet keine Drittanbieter-Werbetracker. Wir erfassen begrenzte betriebliche Analytics-Daten wie Browsername, Land und besuchte Seiten, um die Nutzung zu verstehen und den Dienst funktionsfähig zu halten.

Wir protokollieren IP-Adressen nicht absichtlich für Analytics. IP-Adressen können jedoch in Sicherheits-, Infrastruktur-, Zahlungs-, E-Mail-Zustell- oder Fehlerüberwachungsdaten erscheinen, wenn dies zum Betrieb und Schutz des Dienstes erforderlich ist.

9. Speicherung zentraler Daten

Zentrale Workspace- und Anwendungsdaten, einschließlich Nachrichten und Kontodatensätzen, werden in IONOS Cloud DBaaS gespeichert. Hochgeladene Dateien werden getrennt im verschlüsselten IONOS Cloud Object Storage gespeichert.

EmailLabs und Creem verarbeiten nur die begrenzten workflow-spezifischen Daten, die für E-Mail-Zustellung und Abrechnung erforderlich sind.

10. Ihre Rechte

Je nach Standort und Rolle des Workspace-Eigentümers können Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch gegen die Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerruf einer Einwilligung haben, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht.

Anfragen zu Workspace-Inhalten müssen gegebenenfalls durch den Workspace-Eigentümer oder Kunden als Verantwortlichen bearbeitet werden. Sie können uns unter igor@hansa.chat kontaktieren; wir leiten die Anfrage weiter oder unterstützen sie, soweit angemessen.

Sie können außerdem das Recht haben, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.

11. Erforderliche Daten

Einige Daten sind notwendig, um den Dienst bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse können wir beispielsweise kein Konto erstellen, keine Sicherheits-E-Mails senden und keine Abrechnung verwalten. Ohne Workspace-Inhalte und Mitgliedschaftsdaten kann der Chat-Dienst nicht funktionieren.

12. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch HansaChat haben, kontaktieren Sie uns bitte unter igor@hansa.chat.

Datenschutzhinweis

HansaChat nutzt Sitzungsspeicher, soweit Kontofunktionen ihn erfordern, sowie datenschutzfreundliche Umami-Analytics auf dieser Website. Die Analyse läuft unabhängig von diesem Hinweis.

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