Dienstplan

Der Dienstplan zeigt, wer wann in welchem Objekt arbeitet. Objektleitungen planen hier Einsätze, verschieben sie und tragen Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten ein. Reinigungskräfte sehen ihren eigenen Plan — auf dem Handy und unter Mein Tag.

Wer was darf

Die Rechte prüft der Server bei jeder Änderung, nicht nur die App.

Wochen- und Monatsansicht

Öffnen Sie Dienstplan in der Navigation. Mit Woche und Monat wechseln Sie die Ansicht, mit Zurück, Heute und Weiter blättern Sie.

• Woche: Eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag. Jeder Einsatz zeigt Uhrzeit, Objekt und Checkliste. Die Spalte Std. summiert die geplanten Stunden der angezeigten Woche; abgesagte Einsätze zählen nicht mit.
• Nicht zugewiesen: Planende sehen in der Wochenansicht zusätzlich eine Zeile für Einsätze ohne verantwortliche Person.
• Monat: Eine Übersicht mit der Zahl der Einsätze und Stunden pro Person und Tag. Ein Klick auf einen Tag öffnet seine Woche. Die Monatsansicht dient nur zum Überblick.
• Objekt filtern: Wer mehrere Objekte plant, kann die Ansicht auf ein Objekt beschränken.

Markierungen im Plan:

• Urlaub, Krank und Abwesend erscheinen als Balken über den betroffenen Tagen.
• Unbesetzt markiert Einsätze, deren verantwortliche Person abwesend ist und für die noch keine Vertretung zugesagt hat.
• Vertretung angefragt zeigt, dass ein Vertretungsangebot offen ist.
• Abweichend von der Serie kennzeichnet einen einzelnen Termin, der gegenüber seinem Einsatzplan geändert wurde.

Einsätze ohne hinterlegte Dauer zählen in den Summen mit 60 Minuten.

Einsatz planen

1. Klicken Sie auf Einsatz planen oder auf das + in der Zelle der gewünschten Person und des Tages.
2. Wählen Sie Objekt und Checkliste. Zur Auswahl stehen nur Objekte, die Sie planen, und nicht archivierte Checklisten.
3. Wählen Sie die Person oder Nicht zugewiesen.
4. Legen Sie Datum, Beginn und Dauer (Minuten) fest. Der Beginn ist mit dem Start des Servicefensters des Objekts vorbelegt — planen Sie für heute und hat das Servicefenster schon begonnen, mit der aktuellen Uhrzeit (auf 5 Minuten abgerundet); die Dauer liegt zwischen 15 Minuten und 24 Stunden.
5. Wählen Sie die Wiederholung: Einmalig, Täglich, Werktags (Mo–Fr) oder Wöchentlich mit Auswahl der Wochentage. Bei Wiederholungen können Sie optional Wiederholen bis festlegen.
6. Klicken Sie auf Planen.

Einsätze lassen sich nur für heute oder spätere Tage planen. Wiederkehrende Einsätze entstehen als Einsatzplan des Objekts — siehe Einsatzpläne und Serieneinsätze.

Hinweise vor dem Speichern

Bevor etwas gespeichert wird, prüft HansaChat den Plan. Gibt es Hinweise, öffnet sich Bitte prüfen, und erst Trotzdem speichern übernimmt die Änderung:

Bei wiederkehrenden Einsätzen werden die ersten vier Wochen geprüft.

Einsatz verschieben oder bearbeiten

• Am Computer: Ziehen Sie einen Einsatz per Drag & Drop in eine andere Zelle — zu einem anderen Tag, einer anderen Person oder beidem.
• Auf dem Handy oder per Tastatur: Tippen Sie auf den Einsatz. Im Dialog Einsatz bearbeiten / verschieben ändern Sie Person, Datum, Beginn und Dauer und klicken auf Speichern.

Die Änderung gilt nur für diesen einen Termin; Objekt, Checkliste und Wiederholung bleiben gleich. Eine Serie ändern Sie im Einsatzplan des Objekts. Ändern lassen sich nur geplante Einsätze, die noch nicht begonnen wurden; vergangene Tage sind gesperrt. Gibt eine Serie an einem Zieltag bereits einen Termin vor, lehnt HansaChat das Verschieben ab.

Einsatz löschen

1. Öffnen Sie den Einsatz und klicken Sie auf Löschen.
2. Bei Serien wählen Sie Nur diesen Termin oder Diesen und alle folgenden Termine.
3. Bestätigen Sie mit Endgültig löschen.

Begonnene oder abgeschlossene Arbeit wird dabei nie verändert: Gelöscht werden nur geplante Einsätze, die noch niemand angefangen hat.

Abwesenheiten eintragen

Urlaub und Krankheit tragen Sie als Zeitraum ein — unabhängig davon, ob schon Einsätze geplant sind.

1. Klicken Sie im Dienstplan auf Abwesenheit eintragen oder öffnen Sie per Klick auf den Namen die Personenübersicht und wählen dort unter Abwesenheiten Abwesenheit eintragen.
2. Wählen Sie Person und Art: Urlaub, Krank oder Abwesend.
3. Legen Sie Von und Bis (einschließlich) fest. Ein Zeitraum umfasst höchstens ein Jahr.
4. Optional: eine Notiz. Sie ist nur für die Einsatzleitung und die betroffene Person sichtbar.

Was danach passiert:

• Geplante Einsätze der Person in diesem Zeitraum werden unbesetzt und erscheinen in der Einsatzleitung unter Vertretung. Das gilt auch für Einsätze, die erst später aus einem Einsatzplan entstehen.
• Über Vertretung anfragen im Einsatz bieten Sie ihn einer anderen Person an. Das Angebot gilt 24 Stunden; die Person antwortet unter Mein Tag mit Einsatz übernehmen oder Ablehnen.
• Wird ein unbesetzter Einsatz direkt einer anderen Person zugewiesen, ist er wieder besetzt.
• Mit Zurückziehen heben Sie eine Abwesenheit auf; die betroffenen Einsätze sind danach wieder besetzt. Bereits zugesagte Vertretungen bleiben bestehen.

Für dieselbe Person dürfen sich zwei Abwesenheitszeiträume nicht überschneiden. Abwesenheiten, die eine Reinigungskraft selbst für einzelne Einsätze gemeldet hat, erscheinen ebenfalls in der Personenübersicht und können nur zurückgezogen werden.

Was Reinigungskräfte sehen

• Im Dienstplan sehen Reinigungskräfte nur ihre eigene Zeile und ihre eigenen Einsätze — ohne Bearbeiten, Ziehen oder Löschen.
• Unter Mein Tag zeigt Meine Woche die eigenen Einsätze der nächsten sieben Tage ab morgen mit den geplanten Stunden.
• Änderungen der Einsatzleitung erscheinen automatisch.
• Wer an einem Einsatz nicht kommen kann, meldet das unter Mein Tag — siehe Mein Tag und Einsätze.