Objekte (Gebäude/Liegenschaften) sind das Herz des Reinigungsbetriebs. Jedes Objekt gehört optional zu einem Kunden.
Kunden anlegen
Administratoren legen Kunden unter Sites mit Neuer Kunde an:
- Name (Pflicht)
- Ansprechpartner — Name, E-Mail, Telefon (optional)
- Kunden lassen sich archivieren, wenn die Geschäftsbeziehung endet. Abgeschlossene Arbeiten bleiben erhalten.
Objekt anlegen
Administratoren legen Objekte mit Neues Objekt an:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung des Objekts, z. B. „Nordbahnhof 3" |
| Kunde | Optionale Zuordnung zu einem Kunden |
| Adresse | Strassenanschrift des Objekts |
| Zeitzone | IANA-Zeitzone, z. B. Europe/Berlin — steuert Servicetag und Einsatzzeiten |
| Servicefenster (von/bis) | Uhrzeiten, in denen gereinigt wird |
| Anweisungen | Freitext-Hinweise für die Belegschaft |
| Ansprechpartner | Name und Telefon für Rückfragen vor Ort |
| Zugangshinweise | Wem man sich bei Zugangsproblemen meldet (keine Codes!) |
Wichtig: Keine Tür-Codes, Alarm-PINs oder Schlüsseltresor-Codes in HansaChat hinterlegen. Das Objekt-Feld „Zugangshinweise" ist dafür da, die zuständige Person zu benennen — nicht Geheimnisse zu speichern.
Beim Anlegen wird der Ersteller automatisch Supervisor des Objekts. Weitere Supervisoren werden im Reiter Team zugewiesen.
Bereiche
Große Objekte lassen sich in Bereiche unterteilen (z. B. „3. OG Büro", „Sanitär EG"):
- Name, Etikett/Etage und eigene Anweisungen.
- Checklisten-Schritte können einem Bereich zugeordnet sein.
- Bereiche werden archiviert, nicht gelöscht — laufende Verweise bleiben erhalten.
Team zuweisen
Im Reiter Team eines Objekts:
- Rollen:
Supervisor(Objektleitung) oderWorker(Reinigungskraft). - Gültig ab (optional): Zuteilung beginnt zu einem Stichtag, z. B. beim Einstieg.
- Zuteilung beenden: Der Zugang zum Objekt (inklusive Kanäle) endet sofort; bereits erledigte Arbeiten bleiben mit Autor erhalten.
- Ein Objektwechsel eines Mitarbeiters ist ein Vorgang mit Historie: Wer wann von wem zugewiesen wurde, bleibt nachvollziehbar.
Dokumente
Im Reiter Dokumente legen Supervisoren Objekt-Dokumente ab (z. B. Leistungsverzeichnisse, Sicherheitsunterlagen):
- Upload über den bestehenden Datei-Upload (gegen das Workspace-Speicherlimit).
- Titel und Gültig ab-Datum; gleiche Titel werden automatisch als neue Version (1, 2, 3 …) geführt.
- Dokumente sehen nur Personen mit aktiver Objekt-Zuteilung; der Download prüft die Berechtigung bei jedem Abruf.
Archivieren
Archivierte Objekte verschwinden aus der laufenden Arbeit: Einsatzpläne werden gestoppt, geplante Einsätze enden. Historie und Nachweise bleiben für Administratoren erhalten.