Nazaj na domačo stran

Pravno

Pravilnik o zasebnosti

Pravilnik o zasebnosti za HansaChat. Spoznajte, kako zbiramo, uporabljamo in varujemo vaše podatke. Nazadnje posodobljeno: 11. september 2026.

Nazadnje posodobljeno: 11. september 2026 · Različica 2026-09-11

1. Naša vloga

HansaChat upravlja Igor Tverdokhleb, ki posluje pod imenom HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Nemčija. Kontakt: igor@hansa.chat. Je upravljalec obdelave, ki jo HansaChat izvaja za lastne namene, opisane spodaj.

Za vsebine delovnega prostora, ki jih stranke in njihovi uporabniki pošiljajo, nalagajo ali upravljajo v HansaChatu, HansaChat praviloma ravna kot obdelovalec v imenu lastnika ali stranke delovnega prostora. Lastnik ali stranka delovnega prostora odloča, zakaj se delovni prostor uporablja, kdo je povabljen, katere vsebine se dodajajo in kako dolgo naj delovni prostor ostane dejaven.

Za podatke o upravljanju računov, obračunavanju, varnosti, preprečevanju zlorab, podpori, spletnem mestu in komunikaciji o storitvi HansaChat ravna kot upravljalec.

2. Podatki, ki jih obdelujemo

Glede na to, kako uporabljate HansaChat, lahko obdelujemo:

  • Podatke o računu, kot so ime, e-poštni naslov, zgoščena vrednost gesla, stanje potrditve, jezikovna nastavitev in podatki o seji.
  • Podatke delovnega prostora, kot so imena delovnih prostorov, članstva, vloge, kanali, neposredna sporočila, omembe, reakcije, naložene datoteke in metapodatki sporočil.
  • Podatke o obračunavanju in naročninah, kot so paket, obračunski interval, stanje naročnine, uporaba kuponov, identifikatorji zaključkov nakupov in e-poštni naslov stranke.
  • Operativne in varnostne podatke, kot so naslov IP, glava države, informacije o brskalniku/napravi, dogodki overjanja, dnevniki zahtev, poročila o napakah in signali za preprečevanje zlorab.
  • Podatke o podpori, stiku in povratnih informacijah, kot so e-poštni naslov, vsebina sporočila, velikost podjetja in vsaka informacija, ki se nam odločite poslati.
  • Podatke o dostavi e-pošte, kot so naslov prejemnika, podatki pošiljatelja, zadeva, vsebina sporočila, stanje dostave ter metapodatki o odbojih in pritožbah.
  • Podatke o odnosu s stranko, kot so identifikator računa, dogodek registracije, ime in paket delovnega prostora, oznaka okolja ter vir in medij prvega stika, zabeleženi v naši lastno gostovani CRM, ko se registrirate ali ustvarite delovni prostor. Surovega naslova IP ob prijavi, imena ter izraza in vsebine UTM v CRM ne shranjujemo.

3. Nameni in pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo, da:

  • Za obdelavo za lastne namene se zanašamo na 6. člen GDPR: na točko (1)(b), kadar je to potrebno za izpolnitev pogodbe z vami ali za ukrepe, ki jih zahtevate pred sklenitvijo pogodbe; na točko (1)(c), kadar obdelavo zahteva zakonska obveznost; in na točko (1)(f) za utemeljene interese, opredeljene spodaj. Neobvezna obdelava na podlagi soglasja se opira na 6(1)(a) člen GDPR. Obdelava vsebin delovnega prostora v imenu stranke sledi njenim dokumentiranim navodilom po DPA; pravno podlago za to obdelavo določa stranka.
  • Upravljamo strankine račune in naročnine ter pošiljamo potrebna sporočila o računu, obračunavanju in storitvi: izpolnjevanje pogodbe za pogodbeno osebo; utemeljeni interesi pri upravljanju odnosa s stranko za poslovne kontakte, ki niso osebno stranke pogodbe.
  • Upravljamo davčne, računovodske in zakonsko zahtevane evidence obračunavanja: skladnost z veljavnimi davčnimi in računovodskimi obveznostmi; upravljamo plačila, vračila in pogodbena vprašanja obračunavanja: izpolnjevanje pogodbe, kjer je uporabno.
  • Varujemo račune, uporabnike in infrastrukturo, preprečujemo zlorabe, diagnosticiramo napake in vzdržujemo potrebne varnostne evidence: utemeljeni interesi pri varnem in zanesljivem delovanju ter preprečevanju in obrambi pred nezakonitimi dejavnostmi.
  • Odzivamo se na zahteve podpore in stika: izpolnjevanje pogodbe ali zahtevani predpogodbenu ukrepa, kjer je uporabno; sicer utemeljeni interesi pri odgovarjanju na povpraševanja in reševanju težav s storitvijo.
  • Vzdržujemo evidence o odnosih s strankami za registracije in delovne prostore: izpolnjevanje pogodbe, kadar je to potrebno za pogodbeno osebo, in utemeljeni interesi pri upravljanju strank ter razumevanju virov pridobivanja. Pripisovanje pridobivanja ni obravnavano kot potrebno za zagotavljanje klepeta.

4. Vsebine delovnega prostora in vidnost

HansaChat je produkt za komunikacijo v delovnem prostoru. Vsebine javnih kanalov so na voljo članom delovnega prostora, ki lahko dostopajo do teh kanalov. Vsebine zasebnih kanalov so na voljo članom teh zasebnih kanalov. Neposredna sporočila so na voljo njihovim udeležencem.

Lastniki in skrbniki delovnega prostora lahko upravljajo nastavitve delovnega prostora, uporabnike in dostop. Vsebin zasebnih kanalov ali neposrednih sporočil ne morejo samodejno brati, razen če so sami člani ali udeleženci, lahko pa nadzirajo nastavitve računa in ravni delovnega prostora znotraj izdelka.

5. Dostop operaterja HansaChat

Kot operater storitve ima HansaChat tehnično zmožnost dostopa do podatkov delovnega prostora, vključno s sporočili, datotekami, zapisi uporabnikov in članstvi. Tega dostopa uporabljamo le, kadar je to potrebno za vzdrževanje, odpravljanje težav, varnost, preprečevanje zlorab, pravno skladnost ali kadar nas stranka prosi za pomoč pri določeni težavi.

Kjer velja nemška telekomunikacijska skrivnost, HansaChat ne pridobi znanja o vsebini ali okoliščinah komunikacij, ki presega tisto, kar je potrebno za zagotavljanje storitve ali varstvo njenih tehničnih sistemov. Uporaba za drug namen zahteva zakon, ki to v zvezi s telekomunikacijami izrecno dovoljuje.

Podatkov delovnega prostora ne prodajamo in vsebine sporočil ne uporabljamo za oglaševanje.

6. Gostovanje in podizvajalci

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) zagotavlja dostavo na robu omrežja, CDN, DNS/proxy in zaščito pred DDoS ter po potrebi obdeluje metapodatke o povezavah in zahtevah. Shranjuje tudi varnostne kopije, ki jih HansaChat šifrira pred prenosom, v Frankfurtu v Nemčiji in Stockholmu na Švedskem. Dostava na robu omrežja lahko vključuje lokacije izven EGP; kjer se uporablja V. poglavje GDPR, uporabljamo veljavne odločbe o ustreznosti ali standardne pogodbene določbe in dopolnilne varstvene ukrepe. Informacije o veljavnih varstvenih mehanizmih so na voljo na igor@hansa.chat.

HansaChat gostuje osnovne podatke aplikacije na IONOS Cloud. Podatki o računih, delovnih prostorih in sporočilih so shranjeni v upravljani infrastrukturi baze podatkov kot storitve (DBaaS), združljivi z MySQL. Naložene datoteke so shranjene v IONOS Cloud Object Storage in šifrirane v mirovanju.

Transakcijska in servisna e-pošta se pošilja prek našega evropskega partnerja EmailLabs (Vercom S.A.), ki lahko obdeluje e-poštne naslove, vsebino sporočil in metapodatke o dostavi, potrebne za dostavo te e-pošte.

Zaključki nakupov plačljivih naročnin, davki, računi, vračila in poteki, povezani s plačili, se urejajo prek Creem, našega merchant of record in ponudnika obračunavanja. Creem prejme le podatke, potrebne za obračunavanje in upravljanje naročnin.

7. Hramba in izbris

Hramba je odvisna od stanja delovnega prostora in računa:

  • Demo delovni prostori se izbrišejo po 24 urah.
  • Brezplačni delovni prostori ostanejo zapisljivi in se izbrišejo po 90 dneh brez trajno shranjenega sporočila. Lastnike delovnih prostorov opozorimo 30, 7 in 1 dan pred koncem. Novo trajno shranjeno sporočilo ponastavi obdobje nedejavnosti.
  • Odpovedani plačljivi ali preizkusni delovni prostor ostane uporaben do konca plačljivega ali preizkusnega obdobja, nato je 90 dni samo za branje in se trajno izbriše. Ponovna aktivacija v tem obdobju obnovi pisalni dostop in prekliče načrtovani izbris.
  • Izbris delovnega prostora na zahtevo lastnika delovni prostor takoj naredi samo za branje in ga po 30-dnevnem obdobju milosti trajno izbriše, razen če lastnik zahtevo prekliče.
  • Baze podatkov delovnih prostorov in naloženi predmeti se odstranijo z ustreznim postopkom izbrisa. Izbrisani podatki delovnega prostora postopno potečejo iz šifriranih varnostnih kopij v skladu z dokumentiranim razporedom hrambe varnostnih kopij.
  • Računi ostanejo, dokler ima lastnik kateri koli dejaven, samo za branje, za izbris načrtovan ali arhiviran delovni prostor. Za takojšnje zahteve izbrisa po GDPR glejte 10. razdelek.
  • Evidence obračunavanja, računi, varnostni dnevniki in pravne evidence se lahko hranijo dlje, kadar je to potrebno za računovodstvo, preprečevanje goljufij, obravnavanje sporov ali pravno skladnost.

8. Analitika, piškotki in dnevniki

Analitika spletnega mesta poteka na naši lastno gostovani namestitvi Umami brez piškotkov za vsakega obiskovalca: obiskane strani (vključno s parametri kampanj), spletno mesto, s katerega ste prišli, vrsta brskalnika in naprave, velikost zaslona, jezik, država ter interakcije z gumbi ali prenosi. Obiske ločujemo s soljenim zgoščenim zapisom povezave in podpisa brskalnika; surovi naslovi IP se nikoli ne shranjujejo.

Po izbiri »Sprejmi vse« dodatno beležimo anonimizirane predvajanja sej in toplotne zemljevide, da razumemo uporabnost; vnosi v obrazce so med beleženjem zakriti. Vsebin obrazcev, osebnih podatkov, polnih naslovov URL ali identifikatorjev med spletnimi mesti nikoli ne zbiramo. Svojo izbiro lahko kadar koli spremenite ali umaknete prek povezave »Nastavitve zasebnosti« v nogi strani.

Združene kazalnike izdelka (na primer število članov in sporočil na delovni prostor, uporabljeno za analitiko mejnikov) izračuna zaledje klepeta in ne vsebujejo vsebine sporočil, imen ali posamezne dejavnosti.

HansaChat ne uporablja oglaševalskih sledilnikov tretjih oseb. Zbiramo omejeno operativno analitiko, kot so ime brskalnika, država in obiskane strani, da razumemo uporabo in ohranimo delovanje storitve.

Naslovov IP za analitiko namenoma ne beležimo. Naslovi IP se lahko še vedno pojavijo v zapisih o varnosti, infrastrukturi, plačilih, dostavi e-pošte ali spremljanju napak, kadar jih delovanje in zaščita storitve zahtevata.

9. Osnovno shranjevanje podatkov

Osnovni podatki delovnega prostora in aplikacije, vključno s sporočili in zapisi računov, so shranjeni v IONOS Cloud DBaaS. Naložene datoteke so shranjene ločeno v šifriranem IONOS Cloud Object Storage.

EmailLabs in Creem obdelujeta le omejene podatke, specifične za potoke, potrebne za dostavo e-pošte in obračunavanje.

Zapisi o odnosih s strankami so shranjeni v naši lastno gostovani CRM na istem zasebnem grozdu IONOS in so dosegljivi le znotraj grozda ter prek namenskega VPN-ja.

10. Vaše pravice

Odvisno od vaše lokacije in vloge lastnika vašega delovnega prostora lahko imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve, ugovora obdelavi, zahteve prenosljivosti in umika soglasja, kadar obdelava temelji na soglasju.

Zahteve v zvezi z vsebinami delovnega prostora lahko zahtevajo obravnavo s strani lastnika ali stranke delovnega prostora kot upravljalca. Lahko nas kontaktirate na igor@hansa.chat in zahtevo bomo po potrebi posredovali ali podprli.

Prav tako lahko imate pravico do pritožbe pri pristojnem nadzornem organu za varstvo podatkov.

Takojšnji izbris svojega računa in osebnih podatkov o vas lahko zahtevate v skladu s 17. členom GDPR, brez čakanja na standardno obdobje milosti računa ali delovnega prostora. Ustvarite zahtevek za podporo v kategoriji »Zasebnost / zahteva po GDPR«, navedite, da zahtevate takojšnji izbris, ter navedite račun in morebitne prizadete delovne prostore. Ne vključujte gesel ali nepotrebnih občutljivih informacij.

Zahtevo preučimo brez nepotrebnega odlašanja, identiteto preverimo, kadar je to razumno potrebno, in podatke izbrišemo brez nepotrebnega odlašanja, kjer velja pravica do izbrisa. O sprejetem ukrepu vas praviloma obvestimo v enem mesecu od prejema. Morebitno podaljšanje, dovoljeno z GDPR, pojasnimo v tem mesecu. Zakonske obveznosti hrambe, uveljavljanje, izvrševanje ali obramba pravnih zahtevkov in druge zakonske izjeme lahko preprečijo izbris nekaterih zapisov; vsako zavrnitev ali omejitev pojasnimo. Zahteve v zvezi z vsebinami delovnega prostora, ki jih nadzira stranka, se posredujejo odgovorni stranki in podprejo v skladu z DPA.

Če se ne morete prijaviti ali raje izberete drugo kontaktno pot, pišite na igor@hansa.chat. Zahtevek za podporo je naša običajna pot obravnave, ne pogoj za uveljavljanje vaših zakonskih pravic.

Ustvari zahtevek glede zasebnosti

11. Obvezni podatki

Nekateri podatki so potrebni za zagotavljanje storitve. Na primer brez e-poštnega naslova ne moremo ustvariti računa, pošiljati varnostne e-pošte ali upravljati obračunavanja. Brez vsebin delovnega prostora in podatkov o članstvih storitev klepeta ne more delovati.

12. Kontaktirajte nas

Če imate vprašanja o tem pravilniku o zasebnosti ali o tem, kako HansaChat obdeluje osebne podatke, nas kontaktirajte na igor@hansa.chat.