Retour à l’accueil

Juridique

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de HansaChat. Découvrez comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données. Dernière mise à jour : 11 septembre 2026.

Dernière mise à jour : 11 septembre 2026 · Version 2026-09-11

1. Notre rôle

HansaChat est exploité par Igor Tverdokhleb, exerçant sous la dénomination HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Allemagne. Contact : igor@hansa.chat. Il est le responsable du traitement des opérations effectuées pour les propres finalités de HansaChat décrites ci-dessous.

Pour le contenu des espaces de travail que les clients et leurs utilisateurs envoient, téléversent ou gèrent dans HansaChat, HansaChat agit généralement comme sous-traitant pour le compte du propriétaire ou du client de l’espace de travail. Le propriétaire ou le client de l’espace de travail décide de la raison pour laquelle l’espace de travail est utilisé, de qui est invité, du contenu qui y est ajouté et de la durée pendant laquelle l’espace de travail reste actif.

Pour les données d’administration des comptes, de facturation, de sécurité, de prévention des abus, d’assistance, du site web et de communication du service, HansaChat agit comme responsable du traitement.

2. Les données que nous traitons

Selon la manière dont vous utilisez HansaChat, nous pouvons traiter :

  • Des données de compte telles que nom, adresse e-mail, empreinte de mot de passe, état de vérification, langue et données de session.
  • Des données d’espace de travail telles que noms d’espaces de travail, adhésions, rôles, canaux, messages directs, mentions, réactions, fichiers téléversés et métadonnées de messages.
  • Des données de facturation et d’abonnement telles que forfait, intervalle de facturation, statut de l’abonnement, utilisation de codes promo, identifiants de paiement et adresse e-mail du client.
  • Des données opérationnelles et de sécurité telles que adresse IP, en-tête de pays, informations sur le navigateur et l’appareil, événements d’authentification, journaux de requêtes, rapports d’erreurs et signaux de prévention des abus.
  • Des données d’assistance, de contact et de retour d’expérience telles que adresse e-mail, contenu du message, taille de l’entreprise et toute information que vous choisissez de nous envoyer.
  • Des données de distribution d’e-mails telles que adresse du destinataire, informations sur l’expéditeur, objet, corps du message, statut de distribution, métadonnées de rebond et de signalement.
  • Des données de relation client telles que identifiant de compte, événement d’inscription, nom et forfait de l’espace de travail, marqueur d’environnement, source et support d’acquisition au premier contact, enregistrées dans notre CRM auto-hébergé lorsque vous vous inscrivez ou créez un espace de travail. Nous ne stockons pas dans le CRM votre adresse IP brute d’inscription, votre nom, ni le terme ou le contenu UTM.

3. Finalités et bases légales

Nous traitons des données à caractère personnel pour :

  • Pour les traitements poursuivis pour nos propres finalités, nous nous fondons sur l’article 6(1)(b) du RGPD lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution d’un contrat avec vous ou à des démarches que vous demandez avant la conclusion du contrat ; sur l’article 6(1)(c) lorsqu’une obligation légale impose le traitement ; et sur l’article 6(1)(f) pour les intérêts légitimes identifiés ci-dessous. Les traitements facultatifs fondés sur le consentement reposent sur l’article 6(1)(a). Le traitement du contenu des espaces de travail pour le compte d’un client suit ses instructions documentées en vertu du DPA ; le client détermine la base légale de ce traitement.
  • Gérer les comptes clients et les abonnements et envoyer les communications nécessaires relatives au compte, à la facturation et au service : exécution du contrat pour le contractant individuel ; intérêts légitimes dans la gestion de la relation client pour les contacts professionnels qui ne sont pas personnellement partie au contrat.
  • Traiter les documents fiscaux, comptables et de facturation exigés par la loi : conformité aux obligations fiscales et comptables applicables ; gérer les paiements, les remboursements et les questions contractuelles de facturation : exécution du contrat, le cas échéant.
  • Protéger les comptes, les utilisateurs et l’infrastructure, prévenir les abus, diagnostiquer les défauts et tenir les enregistrements de sécurité nécessaires : intérêts légitimes dans une exploitation sûre et fiable ainsi que dans la prévention et la défense contre les activités illicites.
  • Répondre aux demandes d’assistance et de contact : exécution du contrat ou démarches précontractuelles demandées, le cas échéant ; sinon, intérêts légitimes dans la réponse aux demandes et la résolution des problèmes de service.
  • Tenir les enregistrements de relation client pour les inscriptions et les espaces de travail : exécution du contrat lorsque c’est nécessaire pour le contractant individuel, et intérêts légitimes dans l’administration des clients et la compréhension des sources d’acquisition. L’attribution d’acquisition n’est pas considérée comme nécessaire à la fourniture du chat.

4. Contenu des espaces de travail et visibilité

HansaChat est un produit de communication d’espace de travail. Le contenu des canaux publics est accessible aux membres de l’espace de travail qui peuvent accéder à ces canaux. Le contenu des canaux privés est accessible aux membres de ces canaux privés. Les messages directs sont accessibles à leurs participants.

Les propriétaires et administrateurs d’espaces de travail peuvent gérer les paramètres, les utilisateurs et les accès de l’espace de travail. Ils ne peuvent pas lire automatiquement le contenu des canaux privés ni les messages directs, sauf s’ils en sont membres ou participants, mais ils peuvent contrôler les paramètres du compte et de l’espace de travail au sein du produit.

5. Accès de l’opérateur HansaChat

En tant qu’opérateur du service, HansaChat dispose de la capacité technique d’accéder aux données de l’espace de travail, y compris les messages, les fichiers, les enregistrements d’utilisateurs et les adhésions. Nous n’utilisons cet accès qu’en cas de nécessité pour la maintenance, le dépannage, la sécurité, la prévention des abus, la conformité légale, ou lorsqu’un client nous demande de l’aide sur un problème précis.

Lorsque le secret des télécommunications allemand s’applique, HansaChat n’acquiert pas de connaissance du contenu ou des circonstances des communications au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir le service ou protéger ses systèmes techniques. Tout usage à une autre fin exige une loi qui l’autorise expressément en matière de télécommunications.

Nous ne vendons pas les données des espaces de travail et n’utilisons pas le contenu des messages à des fins publicitaires.

6. Hébergement et sous-traitants

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) fournit la distribution en périphérie, le CDN, le DNS/proxy et la protection DDoS, et traite les métadonnées de connexion et de requêtes selon les besoins. Il stocke également des copies de sauvegarde chiffrées par HansaChat avant transfert, à Francfort en Allemagne et à Stockholm en Suède. La distribution en périphérie peut impliquer des lieux situés hors de l’EEE ; lorsque le chapitre V du RGPD s’applique, nous recourons aux décisions d’adéquation applicables ou aux clauses contractuelles types, ainsi qu’à des garanties supplémentaires. Les informations sur les garanties applicables sont disponibles auprès de igor@hansa.chat.

HansaChat héberge les données applicatives principales sur IONOS Cloud. Les données de compte, d’espace de travail et de messages sont stockées dans une infrastructure de base de données en tant que service (DBaaS) gérée et compatible MySQL. Les fichiers téléversés sont stockés dans l’Object Storage d’IONOS Cloud et chiffrés au repos.

Les e-mails transactionnels et de service sont envoyés via notre partenaire européen EmailLabs (Vercom S.A.), qui peut traiter les adresses e-mail, le contenu des messages et les métadonnées de distribution nécessaires à leur acheminement.

Le paiement des abonnements payants, ainsi que les flux de taxes, de factures, de remboursements et liés aux paiements, sont gérés via Creem, notre merchant of record et fournisseur de facturation. Creem ne reçoit que les données nécessaires à la facturation et à la gestion des abonnements.

7. Conservation et suppression

La conservation dépend de l’état de l’espace de travail et du compte :

  • Les espaces de travail de démonstration sont supprimés après 24 heures.
  • Les espaces de travail gratuits restent inscriptibles et sont supprimés après 90 jours sans message conservé. Les propriétaires reçoivent des avertissements 30, 7 et 1 jour avant la fin. Un nouveau message conservé relance la période d’inactivité.
  • Un espace de travail payant ou d’essai résilié reste utilisable pendant la période payante ou d’essai, puis devient accessible en lecture seule pendant 90 jours avant suppression définitive. Une réactivation pendant cette période rétablit l’accès en écriture et annule la suppression programmée.
  • Une suppression d’espace de travail demandée par le propriétaire rend l’espace de travail immédiatement en lecture seule et le supprime définitivement après une période de grâce de 30 jours, sauf si le propriétaire annule la demande.
  • Les bases de données des espaces de travail et les objets téléversés sont supprimés par le processus de suppression applicable. Les données supprimées disparaissent des sauvegardes chiffrées selon le calendrier documenté de conservation des sauvegardes.
  • Les comptes restent en place tant que le propriétaire possède un espace de travail actif, en lecture seule, dont la suppression est programmée ou archivé. Pour les demandes de suppression immédiate au titre du RGPD, voir la section 10.
  • Les enregistrements de facturation, factures, journaux de sécurité et documents légaux peuvent être conservés plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour la comptabilité, la prévention de la fraude, la gestion des litiges ou la conformité légale.

8. Analytique, cookies et journaux

L’analytique du site fonctionne sur notre instance Umami auto-hébergée, sans cookies pour chaque visiteur : pages visitées (paramètres de campagne compris), site de provenance, type de navigateur et d’appareil, taille d’écran, langue, pays et interactions avec les boutons ou les téléchargements. Les visites sont séparées à l’aide d’un haché salé de la signature de connexion et du navigateur ; les adresses IP brutes ne sont jamais stockées.

Après avoir choisi « Tout accepter », nous enregistrons en plus des relectures de session anonymisées et des cartes de chaleur pour comprendre l’utilisabilité ; les champs de formulaire sont masqués pendant l’enregistrement. Nous ne collectons jamais le contenu des formulaires, de données à caractère personnel, d’URL complètes ni d’identifiants intersites. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien « Paramètres de confidentialité » du pied de page.

Les métriques produit agrégées (par exemple le nombre de membres et de messages par espace de travail, utilisées pour l’analytique des jalons) sont calculées par le backend du chat et ne contiennent aucun contenu de message, aucun nom ni aucune activité individuelle.

HansaChat n’utilise pas de traceurs publicitaires tiers. Nous collectons une analytique opérationnelle limitée, telle que le nom du navigateur, le pays et les pages visitées, pour comprendre l’usage et maintenir le service en fonctionnement.

Nous ne journalisons pas intentionnellement les adresses IP à des fins d’analytique. Les adresses IP peuvent toutefois apparaître dans les enregistrements de sécurité, d’infrastructure, de paiement, de distribution d’e-mails ou de surveillance d’erreurs lorsque cela est nécessaire pour exploiter et protéger le service.

9. Stockage principal des données

Les données principales des espaces de travail et applicatives, y compris les messages et les enregistrements de compte, sont stockées dans la DBaaS d’IONOS Cloud. Les fichiers téléversés sont stockés séparément dans l’Object Storage chiffré d’IONOS Cloud.

EmailLabs et Creem ne traitent que les données limitées propres à leur flux, nécessaires à la distribution d’e-mails et à la facturation.

Les enregistrements de relation client sont stockés dans notre CRM auto-hébergé sur le même cluster IONOS privé et ne sont joignables qu’à l’intérieur du cluster et via un VPN dédié.

10. Vos droits

Selon votre lieu de résidence et le rôle du propriétaire de votre espace de travail, vous pouvez avoir le droit d’accéder, de rectifier, d’effacer, de limiter, de vous opposer au traitement, de demander la portabilité et de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.

Les demandes concernant le contenu des espaces de travail peuvent devoir être traitées par le propriétaire ou le client de l’espace de travail en sa qualité de responsable du traitement. Vous pouvez nous contacter à igor@hansa.chat et nous acheminerons ou soutiendrons la demande le cas échéant.

Vous pouvez également avoir le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données compétente.

Vous pouvez demander la suppression immédiate de votre compte et des données à caractère personnel vous concernant en vertu de l’article 17 du RGPD, sans attendre le délai de grâce standard du compte ou de l’espace de travail. Veuillez créer un ticket d’assistance dans la catégorie « Confidentialité / demande RGPD », indiquer que vous demandez la suppression immédiate et identifier le compte ainsi que tout espace de travail concerné. N’incluez pas de mots de passe ni d’informations sensibles inutiles.

Nous évaluons la demande sans retard injustifié, vérifions l’identité lorsque cela est raisonnablement nécessaire et effaçons les données sans retard injustifié lorsque le droit à l’effacement s’applique. Nous vous informons normalement de l’action entreprise dans le mois suivant la réception de la demande. Toute prorogation permise par le RGPD sera expliquée dans ce délai d’un mois. Les obligations légales de conservation, la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice et les autres exceptions légales peuvent empêcher la suppression de certains enregistrements ; nous expliquons tout refus ou restriction. Les demandes concernant le contenu d’espaces de travail contrôlé par un client sont transmises au client responsable et traitées dans le cadre du DPA.

Si vous ne pouvez pas vous connecter ou préférez un autre moyen de contact, écrivez à igor@hansa.chat. Le ticket d’assistance est notre voie de traitement habituelle, pas une condition pour exercer vos droits légaux.

Créer un ticket de demande de confidentialité

11. Données nécessaires

Certaines données sont nécessaires pour fournir le service. Par exemple, sans adresse e-mail, nous ne pouvons ni créer un compte, ni envoyer d’e-mails de sécurité, ni gérer la facturation. Sans le contenu des espaces de travail ni les données d’adhésion, le service de chat ne peut pas fonctionner.

12. Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette Politique de confidentialité ou sur la manière dont HansaChat traite les données à caractère personnel, contactez-nous à igor@hansa.chat.