Política de Privacidade

1. O Nosso Papel

A HansaChat é operada por Igor Tverdokhleb, que exerce a atividade sob a designação HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Alemanha. Contacto: igor@hansa.chat. É o responsável pelo tratamento das operações realizadas para os fins próprios da HansaChat descritos abaixo.

Quanto aos conteúdos do espaço de trabalho que os clientes e os seus utilizadores enviam, carregam ou gerem no HansaChat, a HansaChat atua geralmente como subcontratante por conta do proprietário ou do cliente do espaço de trabalho. O proprietário ou o cliente do espaço de trabalho decide porque é que o espaço de trabalho é utilizado, quem é convidado, que conteúdos são acrescentados e durante quanto tempo o espaço de trabalho deve permanecer ativo.

Quanto aos dados de administração de contas, faturação, segurança, prevenção de abusos, apoio, site e comunicação de serviço, a HansaChat atua como responsável pelo tratamento.

2. Informação que Tratamos

Conforme a forma como utiliza o HansaChat, podemos tratar:

Dados de conta, como nome, endereço de e-mail, resumo (hash) da palavra-passe, estado de verificação, idioma e dados de sessão.
Dados do espaço de trabalho, como nomes de espaços de trabalho, adesões, funções, canais, mensagens diretas, menções, reações, ficheiros carregados e metadados de mensagens.
Dados de faturação e de subscrição, como plano, intervalo de faturação, estado da subscrição, utilização de códigos de desconto, identificadores de pagamento e endereço de e-mail do cliente.
Dados operacionais e de segurança, como endereço IP, cabeçalho de país, informação de navegador/dispositivo, eventos de autenticação, registos de pedidos, relatórios de erros e sinais de prevenção de abusos.
Dados de apoio, contacto e comentários, como endereço de e-mail, conteúdo da mensagem, dimensão da empresa e qualquer informação que decida enviar-nos.
Dados de entrega de e-mail, como endereço do destinatário, informação do remetente, assunto, corpo da mensagem, estado de entrega e metadados de devoluções e de reclamações.
Dados de relacionamento com o cliente, como identificador de conta, evento de registo, nome e plano do espaço de trabalho, marcador de ambiente e origem e suporte de aquisição do primeiro contacto, registados no nosso CRM auto-hospedado quando se regista ou cria um espaço de trabalho. Não guardamos no CRM o seu IP bruto de registo, o nome nem o termo/conteúdo UTM.

3. Finalidades e Bases Legais

Tratamos dados pessoais para:

Para tratamento para fins próprios, baseamo-nos no artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD quando necessário para executar um contrato consigo ou para tomar medidas por si solicitadas antes da celebração de um contrato; no artigo 6.º, n.º 1, alínea c), quando uma obrigação legal exigir o tratamento; e no artigo 6.º, n.º 1, alínea f), para os interesses legítimos identificados abaixo. O tratamento opcional baseado no consentimento assenta no artigo 6.º, n.º 1, alínea a). O tratamento de conteúdos do espaço de trabalho por conta de um cliente segue as instruções documentadas deste ao abrigo do DPA; o cliente determina a base legal desse tratamento.
Administrar contas e subscrições de clientes e enviar comunicações necessárias de conta, de faturação e de serviço: execução do contrato para a pessoa contratante; interesses legítimos na administração da relação com o cliente para contactos empresariais que não são pessoalmente parte do contrato.
Tratar registos fiscais, contabilísticos e de faturação exigidos por lei: cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas aplicáveis; administrar pagamentos, reembolsos e questões contratuais de faturação: execução do contrato quando aplicável.
Proteger contas, utilizadores e infraestrutura, prevenir abusos, diagnosticar falhas e manter os registos de segurança necessários: interesses legítimos numa operação segura e fiável e na prevenção e defesa contra atividade ilícita.
Responder a pedidos de apoio e de contacto: execução do contrato ou medidas pré-contratuais solicitadas quando aplicável; noutros casos, interesses legítimos em responder a perguntas e resolver problemas do serviço.
Manter registos de relacionamento com o cliente para registos e espaços de trabalho: execução do contrato quando necessário para a pessoa contratante e interesses legítimos na administração de clientes e na compreensão das origens de aquisição. A atribuição de aquisição não é considerada necessária para prestar o chat.

4. Conteúdos do Espaço de Trabalho e Visibilidade

O HansaChat é um produto de comunicação de espaço de trabalho. O conteúdo dos canais públicos está disponível para os membros do espaço de trabalho que possam aceder a esses canais. O conteúdo dos canais privados está disponível para os membros desses canais privados. As mensagens diretas estão disponíveis para os seus participantes.

Os proprietários e os administradores do espaço de trabalho podem gerir as definições, os utilizadores e o acesso do espaço de trabalho. Não podem ler automaticamente o conteúdo de canais privados ou de mensagens diretas, salvo se forem membros ou participantes, mas podem controlar as definições ao nível da conta e do espaço de trabalho dentro do produto.

5. Acesso do Operador HansaChat

Como operador do serviço, a HansaChat tem a capacidade técnica de aceder aos dados do espaço de trabalho, incluindo mensagens, ficheiros, registos de utilizadores e adesões. Utilizamos este acesso apenas quando necessário para manutenção, resolução de problemas, segurança, prevenção de abusos, conformidade legal ou quando um cliente nos pede ajuda com um problema específico.

Quando se aplica o segredo alemão das telecomunicações, a HansaChat não obtém conhecimento do conteúdo ou das circunstâncias das comunicações para além do necessário para prestar o serviço ou proteger os seus sistemas técnicos. A utilização para outra finalidade exige uma lei que a permita expressamente em relação às telecomunicações.

Não vendemos dados do espaço de trabalho nem utilizamos o conteúdo das mensagens para publicidade.

6. Alojamento e Subcontratantes

A BunnyWay d.o.o. (bunny.net) fornece entrega na edge, CDN, DNS/proxy e proteção DDoS, tratando metadados de ligação e de pedidos conforme necessário. Também armazena cópias de segurança encriptadas pela HansaChat antes da transferência em Frankfurt, na Alemanha, e em Estocolmo, na Suécia. A entrega na edge pode envolver localizações fora do EEE; quando se aplica o Capítulo V do RGPD, utilizamos as decisões de adequação ou as Cláusulas Contratuais Tipo aplicáveis e salvaguardas suplementares. A informação sobre as salvaguardas aplicáveis está disponível através de igor@hansa.chat.

A HansaChat aloja os dados principais da aplicação na IONOS Cloud. Os dados de conta, de espaço de trabalho e de mensagens são armazenados numa Base de Dados como Serviço (DBaaS) gerida compatível com MySQL. Os ficheiros carregados são armazenados no IONOS Cloud Object Storage e encriptados em repouso.

Os e-mails transacionais e de serviço são enviados através do nosso parceiro europeu EmailLabs (Vercom S.A.), que pode tratar os endereços de e-mail, o conteúdo das mensagens e os metadados de entrega necessários para entregar esses e-mails.

O pagamento de subscrições pagas e os fluxos de trabalho relacionados com impostos, faturas, reembolsos e pagamentos são tratados através da Creem, o nosso merchant of record e fornecedor de faturação. A Creem recebe apenas os dados necessários para a faturação e a gestão da subscrição.

DPA público: Acordo de Tratamento de Dados da IONOS
O acordo de tratamento de dados atual da IONOS ao abrigo do artigo 28.º do RGPD, incluindo ligações para as suas medidas técnicas e subcontratantes subsequentes aprovados.
Proteção de dados e segurança da IONOS Cloud
Informação da IONOS Cloud sobre proteção de dados, medidas técnicas e organizacionais e localizações de dados selecionadas pelo cliente.
Base de Dados como Serviço da IONOS Cloud
Informação da IONOS Cloud sobre a sua oferta gerida de Base de Dados como Serviço.
Encriptação do IONOS Cloud Object Storage
Documentação da IONOS Cloud sobre o Object Storage e as suas opções de encriptação AES-256 no lado do servidor.
Fornecedor de entrega de e-mail: política de privacidade da EmailLabs
Informação de privacidade da EmailLabs, da Vercom S.A., o nosso fornecedor europeu de entrega de e-mail.
Documentação do acordo RGPD da EmailLabs
Documentação da EmailLabs sobre o seu fluxo de acordo de tratamento de dados ao abrigo do RGPD.
Declaração de localização dos servidores da EmailLabs
Documentação da EmailLabs que descreve o seu estatuto de empresa europeia e a utilização de servidores na CEE.
Fornecedor de faturação: política de privacidade da Creem
Informação de privacidade da Creem para tratamentos de comprador, comerciante e faturação.
Acordo de tratamento de dados da Creem
Acordo de tratamento de dados da Creem para fluxos de trabalho de tratamento de comerciantes.

7. Conservação e Eliminação

A conservação depende do estado do espaço de trabalho e da conta:

Os espaços de trabalho de demonstração são eliminados após 24 horas.
Os espaços de trabalho gratuitos continuam graváveis e são eliminados após 90 dias sem uma mensagem persistida. Os proprietários recebem avisos com 30, 7 e 1 dia restantes. Uma nova mensagem persistida reinicia o período de inatividade.
Um espaço de trabalho pago ou de avaliação cancelado permanece utilizável durante o período pago ou de avaliação, depois fica apenas de leitura durante 90 dias e é eliminado permanentemente. A reativação durante esse período restaura o acesso de escrita e cancela a eliminação agendada.
Uma eliminação de espaço de trabalho solicitada pelo proprietário torna o espaço de trabalho imediatamente apenas de leitura e elimina-o permanentemente após um período de tolerância de 30 dias, salvo se o proprietário cancelar o pedido.
As bases de dados dos espaços de trabalho e os objetos carregados são removidos pelo processo de eliminação aplicável. Os dados dos espaços de trabalho eliminados são removidos progressivamente das cópias de segurança encriptadas segundo o calendário documentado de conservação das cópias de segurança.
As contas mantêm-se enquanto o proprietário tiver qualquer espaço de trabalho ativo, apenas de leitura, com eliminação agendada ou arquivado. Para pedidos de eliminação imediata ao abrigo do RGPD, veja a secção 10.
Os registos de faturação, faturas, registos de segurança e registos legais podem ser conservados por mais tempo quando necessário para contabilidade, prevenção de fraudes, tratamento de disputas ou conformidade legal.

8. Análises, Cookies e Registos

As análises do site funcionam na nossa instância Umami auto-hospedada sem cookies para todos os visitantes: páginas visitadas (incluindo parâmetros de campanha), o site de origem, tipo de navegador e dispositivo, tamanho do ecrã, idioma, país e interações com botões ou transferências. As visitas são separadas através de um resumo (hash) com sal da assinatura de ligação e de navegador; os endereços IP brutos nunca são armazenados.

Depois de escolher “Aceitar tudo”, registamos adicionalmente repetições de sessão anonimizadas e mapas de calor para compreender a utilização; os campos dos formulários são mascarados durante a gravação. Nunca recolhemos conteúdos de formulários, dados pessoais, URLs completos nem identificadores entre sites. Pode alterar ou retirar a sua escolha a qualquer momento através da ligação “Definições de privacidade” no rodapé.

As métricas agregadas do produto (por exemplo, contagens de membros e de mensagens por espaço de trabalho, usadas para análises de marcos) são calculadas pelo backend do chat e não contêm conteúdo de mensagens, nomes nem atividade individual.

O HansaChat não utiliza rastreadores de publicidade de terceiros. Recolhemos análises operacionais limitadas, como o nome do navegador, o país e as páginas visitadas, para compreender a utilização e manter o serviço a funcionar.

Não registamos intencionalmente endereços IP para análises. Os endereços IP podem ainda assim aparecer em registos de segurança, de infraestrutura, de pagamentos, de entrega de e-mail ou de monitorização de erros quando necessário para operar e proteger o serviço.

9. Armazenamento Principal de Dados

Os dados principais do espaço de trabalho e da aplicação, incluindo mensagens e registos de conta, são armazenados na DBaaS da IONOS Cloud. Os ficheiros carregados são armazenados separadamente no IONOS Cloud Object Storage encriptado.

A EmailLabs e a Creem tratam apenas os dados limitados e específicos do fluxo de trabalho necessários para a entrega de e-mail e a faturação.

Os registos de relacionamento com o cliente são armazenados no nosso CRM auto-hospedado no mesmo cluster privado da IONOS e só são acessíveis dentro do cluster e através de uma VPN dedicada.

10. Os Seus Direitos

Conforme a sua localização e o papel do proprietário do seu espaço de trabalho, pode ter o direito de aceder, retificar, apagar, restringir, opor-se ao tratamento, solicitar a portabilidade e retirar o consentimento quando o tratamento se baseie no consentimento.

Os pedidos relativos a conteúdos do espaço de trabalho podem ter de ser tratados pelo proprietário ou pelo cliente do espaço de trabalho como responsável pelo tratamento. Pode contactar-nos através de igor@hansa.chat e reencaminharemos ou apoiaremos o pedido quando apropriado.

Também pode ter o direito de apresentar uma reclamação a uma autoridade de controlo competente em matéria de proteção de dados.

Pode solicitar a eliminação imediata da sua conta e dos dados pessoais que lhe dizem respeito ao abrigo do artigo 17.º do RGPD, sem aguardar o período de tolerância normal da conta ou do espaço de trabalho. Crie um pedido de apoio na categoria “Privacidade / pedido RGPD”, indique que solicita a eliminação imediata e identifique a conta e qualquer espaço de trabalho afetado. Não inclua palavras-passe nem informação sensível desnecessária.

Avaliamos o pedido sem demora indevida, verificamos a identidade quando razoavelmente necessário e apagamos os dados sem demora indevida quando o direito à eliminação se aplica. Normalmente informamo-lo da ação tomada no prazo de um mês após a receção. Qualquer prorrogação permitida pelo RGPD será explicada dentro desse mês. Obrigações legais de conservação, o estabelecimento, o exercício ou a defesa de pretensões legais e outras exceções legais podem impedir a eliminação de alguns registos; explicamos qualquer recusa ou restrição. Os pedidos relativos a conteúdos do espaço de trabalho controlados pelo cliente são reencaminhados para o cliente responsável e tratados ao abrigo do DPA.

Se não conseguir iniciar sessão ou preferir outra via de contacto, envie um e-mail para igor@hansa.chat. Um pedido de apoio é a nossa via normal de tratamento, não uma condição para o exercício dos seus direitos legais.

Criar um pedido de privacidade

11. Dados Necessários

Alguns dados são necessários para prestar o serviço. Por exemplo, sem um endereço de e-mail não podemos criar uma conta, enviar e-mails de segurança nem gerir a faturação. Sem os conteúdos do espaço de trabalho e os dados de adesão, o serviço de chat não pode funcionar.

12. Contacte-nos

Se tiver alguma questão sobre esta Política de Privacidade ou sobre como a HansaChat trata dados pessoais, contacte-nos através de igor@hansa.chat.