Înapoi la pagina principală

Legal

Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate HansaChat. Aflați cum colectăm, utilizăm și protejăm datele dvs. Ultima actualizare: 11 septembrie 2026.

Ultima actualizare: 11 septembrie 2026 · Versiunea 2026-09-11

1. Rolul nostru

HansaChat este operat de Igor Tverdokhleb, acționând sub numele HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Germania. Contact: igor@hansa.chat. Acesta este operator pentru prelucrarea efectuată în scopurile proprii ale HansaChat descrise mai jos.

Pentru conținutul spațiului de lucru pe care clienții și utilizatorii acestora îl trimit, îl încarcă sau îl gestionează în HansaChat, HansaChat acționează în general ca persoană autorizată în numele proprietarului spațiului de lucru sau al clientului. Proprietarul spațiului de lucru sau clientul decide de ce este utilizat spațiul de lucru, cine este invitat, ce conținut este adăugat și cât timp spațiul de lucru rămâne activ.

Pentru datele de administrare a conturilor, facturare, securitate, prevenire a abuzurilor, asistență, site web și comunicare a serviciului, HansaChat acționează ca operator.

2. Informațiile pe care le prelucrăm

În funcție de modul în care utilizați HansaChat, putem prelucra:

  • Date de cont, precum numele, adresa de e-mail, hash-ul parolei, starea de verificare, localizarea și datele de sesiune.
  • Date ale spațiului de lucru, precum numele spațiilor de lucru, calitățile de membru, rolurile, canalele, mesajele directe, mențiunile, reacțiile, fișierele încărcate și metadatele mesajelor.
  • Date de facturare și abonament, precum planul, intervalul de facturare, starea abonamentului, utilizarea cupoanelor, identificatorii de plată și adresa de e-mail a clientului.
  • Date operaționale și de securitate, precum adresa IP, antetul țării, informațiile despre browser/dispozitiv, evenimentele de autentificare, jurnalele de cereri, rapoartele de erori și semnalele de prevenire a abuzurilor.
  • Date de asistență, contact și feedback, precum adresa de e-mail, conținutul mesajului, dimensiunea companiei și orice informații pe care alegeți să ni le trimiteți.
  • Date de livrare a e-mailurilor, precum adresa destinatarului, informațiile despre expeditor, subiectul, corpul mesajului, starea de livrare și metadatele de respingere (bounce) și de plângere.
  • Date privind relația cu clienții, precum identificatorul contului, evenimentul de înregistrare, numele și planul spațiului de lucru, marcajul de mediu, precum și sursa și mediul primului contact, înregistrate în CRM-ul nostru auto-găzduit la înregistrare sau la crearea unui spațiu de lucru. Nu stocăm în CRM adresa IP brută de înregistrare, numele dvs. sau termenul/conținutul UTM.

3. Scopuri și baze juridice

Prelucrăm date cu caracter personal pentru a:

  • Pentru prelucrarea în scopuri proprii, ne bazăm pe articolul 6 alineatul (1) litera (b) GDPR atunci când este necesară pentru executarea unui contract cu dvs. sau pentru demararea unor pași solicitați de dvs. înainte de încheierea unui contract; pe articolul 6 alineatul (1) litera (c) atunci când o obligație legală impune prelucrarea; și pe articolul 6 alineatul (1) litera (f) pentru interesele legitime identificate mai jos. Prelucrarea opțională bazată pe consimțământ se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a). Prelucrarea conținutului spațiului de lucru în numele unui client urmează instrucțiunile sale documentate în temeiul Acordului de prelucrare a datelor; clientul determină baza juridică a acestei prelucrări.
  • Administra conturile de client și abonamentele și să trimitem comunicările necesare privind contul, facturarea și serviciul: executarea contractului pentru persoana care încheie contractul; interes legitim în administrarea relației cu clientul pentru persoanele de contact comerciale care nu sunt personal parte a contractului.
  • Gestiona evidențele fiscale, contabile și de facturare impuse legal: conformitatea cu obligațiile fiscale și contabile aplicabile; administra plățile, rambursările și problemele contractuale de facturare: executarea contractului, unde este cazul.
  • Proteja conturile, utilizatorii și infrastructura, preveni abuzurile, diagnostica defecțiunile și menține evidențele de securitate necesare: interes legitim pentru funcționarea sigură și fiabilă și pentru prevenirea și apărarea împotriva activităților ilicite.
  • Răspunde cererilor de asistență și de contact: executarea contractului sau demararea unor pași precontractuali solicitați, unde este cazul; în alte cazuri, interes legitim în răspunsul la solicitări și în rezolvarea problemelor de serviciu.
  • Menține evidențele relației cu clienții pentru înregistrări și spații de lucru: executarea contractului acolo unde este necesar pentru persoana care încheie contractul și interes legitim în administrarea clienților și în înțelegerea surselor de achiziție. Atribuirea surselor de achiziție nu este considerată necesară pentru furnizarea chatului.

4. Conținutul spațiului de lucru și vizibilitatea

HansaChat este un produs de comunicare în spații de lucru. Conținutul canalelor publice este disponibil membrilor spațiului de lucru care au acces la acele canale. Conținutul canalelor private este disponibil membrilor acelor canale private. Mesajele directe sunt disponibile participanților acestora.

Proprietarii și administratorii de spații de lucru pot gestiona setările spațiului de lucru, utilizatorii și accesul. Aceștia nu pot citi automat conținutul canalelor private sau al mesajelor directe decât dacă sunt membri sau participanți, dar pot controla setările la nivel de cont și de spațiu de lucru în cadrul produsului.

5. Accesul operatorului HansaChat

În calitate de operator al serviciului, HansaChat are capacitatea tehnică de a accesa datele spațiului de lucru, inclusiv mesajele, fișierele, înregistrările utilizatorilor și calitățile de membru. Utilizăm acest acces numai atunci când este necesar pentru întreținere, depanare, securitate, prevenirea abuzurilor, conformitate juridică sau atunci când un client ne cere ajutorul pentru o problemă specifică.

Acolo unde se aplică secretul telecom german, HansaChat nu obține cunoștințe despre conținutul sau împrejurările comunicării dincolo de ceea ce este necesar pentru furnizarea serviciului sau pentru protejarea sistemelor sale tehnice. Utilizarea în alt scop necesită o lege care o permite expres în legătură cu telecomunicațiile.

Nu vindem datele spațiilor de lucru și nu utilizăm conținutul mesajelor în scopuri publicitare.

6. Găzduire și subprelucrători

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) asigură livrarea la marginea rețelei, CDN, DNS/proxy și protecția DDoS, prelucrând metadatele de conexiune și de cerere după cum este necesar. Furnizorul stochează, de asemenea, copiile de rezervă criptate de HansaChat înainte de transfer în Frankfurt, Germania, și Stockholm, Suedia. Livrarea la marginea rețelei poate implica locații din afara SEE; acolo unde se aplică Capitolul V GDPR, utilizăm deciziile de adecvare aplicabile sau Clauzele Contractuale Standard și garanții suplimentare. Informații despre garanțiile aplicabile sunt disponibile la igor@hansa.chat.

HansaChat găzduiește datele principale ale aplicației pe IONOS Cloud. Datele de cont, de spațiu de lucru și de mesaje sunt stocate într-un serviciu gestionat de tip Database as a Service (DBaaS) compatibil MySQL. Fișierele încărcate sunt stocate în IONOS Cloud Object Storage și sunt criptate în repaus.

E-mailurile tranzacționale și de serviciu sunt trimise prin partenerul nostru european EmailLabs (Vercom S.A.), care poate prelucra adresele de e-mail, conținutul mesajelor și metadatele de livrare necesare livrării acestor e-mailuri.

Plata abonamentelor plătite, taxele, facturile, rambursările și fluxurile legate de plăți sunt gestionate prin Creem, furnizorul nostru de merchant of record și de facturare. Creem primește numai datele necesare facturării și administrării abonamentelor.

7. Retenție și ștergere

Retenția depinde de starea spațiului de lucru și a contului:

  • Spațiile de lucru demo sunt șterse după 24 de ore.
  • Spațiile de lucru gratuite rămân scriibile și sunt șterse după 90 de zile fără un mesaj persistat. Proprietarii spațiilor de lucru primesc avertismente cu 30, 7 și 1 zi rămase. Un nou mesaj persistat repornește perioada de inactivitate.
  • Un spațiu de lucru plătit sau de probă anulat rămâne utilizabil pe parcursul perioadei plătite sau de probă, apoi devine read-only timp de 90 de zile și este șters definitiv. Reactivarea în această perioadă restabilește dreptul de scriere și anulează ștergerea programată.
  • Ștergerea unui spațiu de lucru solicitată de proprietar face spațiul de lucru imediat read-only și îl șterge definitiv după o perioadă de grație de 30 de zile, dacă proprietarul nu anulează solicitarea.
  • Bazele de date ale spațiilor de lucru și obiectele încărcate sunt eliminate prin procesul de ștergere aplicabil. Datele șterse ale spațiului de lucru sunt eliminate treptat din copiile de rezervă criptate conform programului documentat de retenție a copiilor de rezervă.
  • Conturile rămân active cât timp proprietarul are vreun spațiu de lucru activ, read-only, cu ștergere programată sau arhivat. Pentru solicitări de ștergere imediată conform GDPR, consultați secțiunea 10.
  • Evidențele de facturare, facturile, jurnalele de securitate și evidențele juridice pot fi păstrate mai mult timp acolo unde este necesar pentru contabilitate, prevenirea fraudelor, gestionarea disputelor sau conformitatea juridică.

8. Analize, cookie-uri și jurnale

Analiza site-ului funcționează pe instanța noastră auto-găzduită Umami, fără cookie-uri pentru fiecare vizitator: paginile vizitate (inclusiv parametrii campaniilor), site-ul de proveniență, tipul browserului și dispozitivului, dimensiunea ecranului, limba, țara și interacțiunile cu butoanele sau descărcările. Vizitele sunt separate folosind un hash cu sare al semnăturii conexiunii și a browserului; adresele IP brute nu sunt niciodată stocate.

După alegerea „Acceptă tot”, înregistrăm suplimentar redări de sesiune anonimizate și hărți de căldură pentru a înțelege uzabilitatea; câmpurile formularelor sunt mascate în timpul înregistrării. Nu colectăm niciodată conținutul formularelor, date personale, URL-uri complete sau identificatori între site-uri. Puteți modifica sau retrage alegerea în orice moment prin legătura „Setări de confidențialitate” din subsol.

Indicatorii agregati ai produsului (de exemplu, numărul de membri și mesaje pe spațiu de lucru, utilizați pentru analizele de etape) sunt calculați de backend-ul chatului și nu conțin conținutul mesajelor, nume sau activitate individuală.

HansaChat nu utilizează sursă terță de urmărire publicitară. Colectăm analize operaționale limitate, precum numele browserului, țara și paginile vizitate, pentru a înțelege utilizarea și a menține serviciul funcțional.

Nu înregistrăm intenționat adrese IP pentru analize. Adresele IP pot apărea totuși în evidențele de securitate, infrastructură, plăți, livrare de e-mail sau monitorizare a erorilor, atunci când este necesar pentru operarea și protejarea serviciului.

9. Stocarea principală a datelor

Datele principale ale spațiului de lucru și ale aplicației, inclusiv mesajele și înregistrările de cont, sunt stocate în IONOS Cloud DBaaS. Fișierele încărcate sunt stocate separat în IONOS Cloud Object Storage criptat.

EmailLabs și Creem prelucrează numai datele limitate și specifice fluxului de lucru necesare livrării e-mailurilor și facturării.

Evidențele relației cu clienții sunt stocate în CRM-ul nostru auto-găzduit pe același cluster privat IONOS și sunt accesibile numai în interiorul clusterului și printr-o rețea VPN dedicată.

10. Drepturile dvs.

În funcție de locația dvs. și de rolul proprietarului spațiului de lucru, puteți avea dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, de a vă opune prelucrării, de a solicita portabilitatea datelor și de a retrage consimțămintele acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ.

Cererile privind conținutul spațiului de lucru pot fi necesar să fie gestionate de proprietarul spațiului de lucru sau de client în calitate de operator. Ne puteți contacta la igor@hansa.chat și vom direcționa sau sprijini cererea acolo unde este cazul.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere competentă pentru protecția datelor.

Puteți solicita ștergerea imediată a contului dvs. și a datelor personale care vă privesc conform articolului 17 GDPR, fără a aștepta perioada standard de grație a contului sau a spațiului de lucru. Vă rugăm să creați un tichet de asistență în categoria „Confidențialitate / solicitare GDPR”, să indicați că solicitați ștergerea imediată și să identificați contul și orice spațiu de lucru afectat. Nu includeți parole sau informații sensibile inutile.

Evaluăm solicitarea fără întârzieri nejustificate, verificăm identitatea acolo unde este rezonabil necesar și ștergem datele fără întârzieri nejustificate acolo unde se aplică dreptul la ștergere. Vă informăm în mod normal despre acțiunea întreprinsă în termen de o lună de la primirea solicitării. Orice prelungire permisă de GDPR va fi explicată în acea lună. Obligațiile legale de retenție, constituirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții juridice și alte excepții legale pot împiedica ștergerea unor evidențe; explicăm orice refuz sau restricție. Cererile privind conținutul spațiului de lucru controlat de client sunt transmise clientului responsabil și sunt sprijinite în temeiul Acordului de prelucrare a datelor.

Dacă nu vă puteți autentifica sau prefera o altă cale de contact, trimiteți un e-mail la igor@hansa.chat. Tichetul de asistență este calea noastră obișnuită de gestionare, nu o condiție pentru exercitarea drepturilor legale.

Creați un tichet de solicitare de confidențialitate

11. Date necesare

Unele date sunt necesare pentru furnizarea serviciului. De exemplu, fără o adresă de e-mail nu putem crea un cont, trimite e-mailuri de securitate sau gestiona facturarea. Fără conținutul spațiului de lucru și datele de membru, serviciul de chat nu poate funcționa.

12. Contactați-ne

Dacă aveți întrebări despre această Politică de confidențialitate sau despre modul în care HansaChat prelucrează datele cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la igor@hansa.chat.