Sporazum o obdelavi podatkov

Ta DPA ureja obdelavo osebnih podatkov stranke s strani HansaChat za zagotavljanje storitve. Predmet, narava, namen, kategorije podatkov, posamezniki in trajanje so navedeni v Prilogi 1.

Stranka določa namene in bistvena sredstva obdelave vsebin delovnega prostora. HansaChat te podatke obdeluje v imenu stranke. Ta DPA ne zajema osebnih podatkov, ki jih HansaChat obdeluje kot samostojni upravljalec za obračunavanje, upravljanje računov, varnost storitve, preprečevanje zlorab, upravljanje podpore ali skladnost; to obdelavo opisuje Pravilnik o zasebnosti.

HansaChat osebne podatke stranke obdeluje le na podlagi dokumentiranih navodil stranke, vključno s pogodbo o storitvah, tem DPA, uporabo in nastavitvijo storitve s strani stranke ter poznejšimi navodili, posredovanimi v besedilni obliki. HansaChat lahko podatke obdeluje, kadar to zahteva pravo Unije ali države članice, in mora stranko o tem obvestiti pred tem, razen če zakon takega obvestila iz pomembnih razlogov javnega interesa prepoveduje.

HansaChat stranko takoj obvesti, če je po njegovem mnenju navodilo v nasprotju z GDPR ali drugim veljavnim pravom Unije ali države članice o varstvu podatkov, in lahko prizadeto navodilo začasno ustavi, dokler ni potrjeno ali spremenjeno.

HansaChat zagotavlja, da je vsaka oseba, pooblaščena za obdelavo osebnih podatkov stranke, vezana na zaupnost ali ustrezno zakonsko dolžnost in da dostop dobi le, kadar je to potrebno za delovanje, vzdrževanje, odpravljanje težav, varnost, preprečevanje zlorab, pravno skladnost ali podporo, ki jo zahteva stranka.

Kadar se uporablja 3. razdelek nemškega zakona o varstvu podatkov pri telekomunikacijskih in digitalnih storitvah (TDDDG), HansaChat vsebino in okoliščine komunikacij varuje tudi kot telekomunikacijsko skrivnost. HansaChat ne pridobi znanja, ki presega tisto, kar je potrebno za zagotavljanje komunikacijske storitve ali varstvo njenih tehničnih sistemov, in takšno znanje uporabi za drug namen le, kadar to v zvezi s telekomunikacijami izrecno dovoljuje zakon.

Zaveza o zaupnosti velja tudi po koncu dela osebe in po prenehanju pogodbe o storitvah.

Ob upoštevanju stanja tehnike, stroškov izvedbe ter narave, obsega, konteksta in namenov obdelave HansaChat vzdržuje ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe v skladu s 32. členom GDPR. Trenutne ukrepe opisujeta Priloga 2 in stran o varnosti.

HansaChat lahko te ukrepe posodablja, ko se tehnologija in tveganja spreminjata, pod pogojem, da se skupna raven varstva med trajanjem pogodbe o storitvah ne zniža bistveno.

Stranka HansaChatu podeljuje splošno pisno pooblastilo za uporabo podizvajalcev iz Priloge 3. HansaChat vsakemu podizvajalcu nalaga bistveno enake obveznosti varstva podatkov, ostaja odgovoren za njegovo delovanje v okviru tega DPA in poskrbi, da je seznam trenuten.

HansaChat pred dodajanjem ali zamenjavo podizvajalca, ki obdeluje osebne podatke stranke, poskrbi za vsaj 30-dnevno predhodno obvestilo po e-pošti kontaktnemu naslovu računa stranke ali z izrazitim obvestilom v storitvi. Krajši rok se lahko uporabi, kadar je to potrebno za obvladovanje nujnega varnostnega, pravnega ali razpoložljivostnega tveganja; HansaChat bo takrat obvestilo posredoval, kakor hitro je razumno mogoče.

Stranka lahko med obdobjem obvestila ugovarja iz razumnih razlogov varstva podatkov. Stranki bosta v dobri veri iskali komercialno razumno rešitev. Če ta ni na voljo, lahko stranka prizadeto storitev odpove, preden nov podizvajalec začne z obdelavo, brez kazni za neuporabljeno vnaprej plačano obdobje prizadete storitve.

Primarno shranjevanje delovnega prostora je v Nemčiji. Šifrirane varnostne kopije Restic so shranjene v Frankfurtu in Stockholmu. Omrežna dostava in neobvezne podporne funkcije lahko vključujejo druge lokacije, kot je navedeno v Prilogi 3.

HansaChat osebnih podatkov stranke ne prenese v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če to naroči stranka, je to potrebno za zagotavljanje omogočene funkcije storitve ali to zahteva zakon, in le, kadar so izpolnjene zahteve V. poglavja GDPR. Ustrezni varstveni mehanizmi lahko vključujejo odločbo o ustreznosti, standardne pogodbene določbe Evropske komisije in dopolnilne tehnične ter organizacijske ukrepe.

Če HansaChat prejme zahtevo posameznika v zvezi z osebnimi podatki stranke, jo brez nepotrebnega odlašanja posreduje stranki in se nanjo ne odzove, razen če ga stranka pooblasti ali to zahteva zakon.

Ob upoštevanju narave obdelave in razpoložljivih informacij HansaChat stranki razumno pomaga pri pravicah posameznikov in pri njenih obveznostih po 32. do 36. členu GDPR, vključno z varnostjo, oceno kršitev, ocenami vpliva na varstvo podatkov in predhodnim posvetovanjem.

HansaChat stranko obvesti brez nepotrebnega odlašanja, ko izve za kršitev varstva osebnih podatkov, ki prizadene osebne podatke stranke. Obvestilo vključuje informacije, ki so HansaChatu na voljo in jih stranka razumno potrebuje za svoje obveznosti po 33. in 34. členu GDPR; dodatne informacije se lahko posredujejo v fazah, ko postanejo na voljo.

HansaChat sprejme razumne ukrepe za zajezitev, preiskavo, odpravo in omilitev kršitve ter sodeluje s stranko. Obvestilo ni priznanje krivde ali odgovornosti.

Po izbiri stranke HansaChat po koncu storitev obdelave vrne ali izbriše osebne podatke stranke in izbriše obstoječe kopije, razen če hrambo zahteva pravo Unije ali države članice. Stranka mora vračilo zahtevati pred datumom izbrisa delovnega prostora; če stranka ne da navodil, se izbere izbris.

Odpovedani plačljivi in preizkusni delovni prostori ostanejo uporabni do konca plačljivega ali preizkusnega obdobja, nato so 90 dni samo za branje in se izbrišejo. Izbris na zahtevo lastnika delovni prostor takoj naredi samo za branje in ga po 30-dnevnem obdobju milosti izbriše, razen če je zahteva preklicana. Demo delovni prostori se izbrišejo po 24 urah. Brezplačni delovni prostori ostanejo zapisljivi in se izbrišejo po 90 dneh brez trajno shranjenega sporočila. Baze podatkov in naloženi predmeti delovnega prostora se odstranijo z ustreznim postopkom izbrisa; izbrisani podatki delovnega prostora postopno potečejo iz šifriranih varnostnih kopij v skladu z razporedom v Prilogi 2.

HansaChat poskrbi za informacije, razumno potrebne za dokazovanje skladnosti s 28. členom GDPR in tem DPA. Stranka lahko zajeto obdelavo revizira sama ali prek neodvisnega, usposobljenega revizorja, vezanega na zaupnost.

Revizije se praviloma začnejo z razpoložljivo dokumentacijo in pregledom na daljavo. Pregled na kraju samem je na voljo, kadar dokumentacija ni zadostna ali obstajajo razumni kazalci neskladnosti, z razumnim predhodnim obvestilom in brez ogrožanja drugih strank, varnosti ali poslovnih skrivnosti. Razumne stroške revizije nosi stranka, razen če revizija ugotovi pomembno kršitev s strani HansaChat. Pooblastila nadzornih organov niso omejena.

Ta DPA se začne, ko postane zavezujoč v skladu z razdelkom o pogodbenem stanju, in velja, dokler HansaChat ne izbriše vseh osebnih podatkov stranke. Če HansaChat tega DPA ne more izpolnjevati, stranko o tem takoj obvesti. Stranka lahko začasno ustavi obdelavo ali odpove prizadeto storitev, kadar pomembna kršitev ni odpravljena v razumnem roku.

Odgovornost, veljavno pravo in pristojnost sledita pogodbi o storitvah, razen kadar to zahteva nujno pravo o varstvu podatkov. Nič v tem DPA ne omejuje pravic posameznikov ali pooblastil pristojnega nadzornega organa.