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Legale

Informativa sulla privacy

Informativa sulla privacy di HansaChat. Scopra come raccogliamo, usiamo e proteggiamo i Suoi dati. Ultimo aggiornamento: 11 settembre 2026.

Ultimo aggiornamento: 11 settembre 2026 · Versione 2026-09-11

1. Il nostro ruolo

HansaChat è gestito da Igor Tverdokhleb, che esercita l’attività come HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Germania. Contatto: igor@hansa.chat. Egli è il titolare del trattamento per i trattamenti effettuati per le finalità proprie di HansaChat descritte di seguito.

Per i contenuti degli spazi di lavoro che i clienti e i loro utenti inviano, caricano o gestiscono in HansaChat, HansaChat agisce in genere come responsabile del trattamento per conto del proprietario o del cliente dello spazio di lavoro. Il proprietario o il cliente dello spazio di lavoro decide perché usare lo spazio di lavoro, chi invitare, quali contenuti aggiungere e per quanto tempo lo spazio di lavoro deve restare attivo.

Per i dati di amministrazione dell’account, fatturazione, sicurezza, prevenzione degli abusi, assistenza, sito web e comunicazione di servizio, HansaChat agisce come titolare del trattamento.

2. Dati che trattiamo

A seconda di come usa HansaChat, possiamo trattare:

  • Dati dell’account come nome, indirizzo e-mail, hash della password, stato di verifica, impostazioni locali e dati di sessione.
  • Dati dello spazio di lavoro come nomi degli spazi di lavoro, iscrizioni, ruoli, canali, messaggi diretti, menzioni, reazioni, file caricati e metadati dei messaggi.
  • Dati di fatturazione e abbonamento come piano, intervallo di fatturazione, stato dell’abbonamento, uso di coupon, identificatori del checkout e indirizzo e-mail del cliente.
  • Dati operativi e di sicurezza come indirizzo IP, intestazione del paese, informazioni su browser/dispositivo, eventi di autenticazione, log delle richieste, segnalazioni di errori e segnali di prevenzione degli abusi.
  • Dati di assistenza, contatto e feedback come indirizzo e-mail, contenuto del messaggio, dimensione dell’azienda e qualsiasi informazione che scelga di inviarci.
  • Dati di consegna e-mail come indirizzo del destinatario, informazioni sul mittente, oggetto, corpo del messaggio, stato di consegna e metadati di rimbalzo e reclami.
  • Dati della relazione con il cliente come identificatore dell’account, evento di registrazione, nome e piano dello spazio di lavoro, marcatore dell’ambiente e fonte e mezzo di acquisizione del primo contatto, registrati nel nostro CRM self-hosted quando si registra o crea uno spazio di lavoro. Non conserviamo nel CRM l’IP grezzo di iscrizione, il nome né il termine/contenuto UTM.

3. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo dati personali per:

  • Per i trattamenti per nostre finalità ci basiamo sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR quando è necessario per eseguire un contratto con Lei o per adottare misure da Lei richieste prima della conclusione di un contratto; sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) quando un obbligo legale richiede il trattamento; e sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) per gli interessi legittimi identificati di seguito. I trattamenti facoltativi basati sul consenso si fondano sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a). Il trattamento dei contenuti dello spazio di lavoro per conto di un cliente segue le sue istruzioni documentate ai sensi del DPA; il cliente determina la base giuridica di tale trattamento.
  • Amministrare gli account e gli abbonamenti dei clienti e inviare le comunicazioni necessarie su account, fatturazione e servizio: esecuzione del contratto per la persona contraente; interessi legittimi nell’amministrazione della relazione con il cliente per i contatti aziendali che non sono personalmente parte del contratto.
  • Gestire adempimenti fiscali, contabili e di fatturazione previsti dalla legge: conformità agli obblighi fiscali e contabili applicabili; amministrare pagamenti, rimborsi e questioni contrattuali di fatturazione: esecuzione del contratto ove applicabile.
  • Proteggere account, utenti e infrastruttura, prevenire abusi, diagnosticare guasti e mantenere i record di sicurezza necessari: interessi legittimi in un funzionamento sicuro e affidabile e nella prevenzione e difesa contro attività illecite.
  • Rispondere alle richieste di assistenza e di contatto: esecuzione del contratto o adempimento di misure precontrattuali richieste ove applicabile; in caso contrario, interessi legittimi nel rispondere alle richieste e risolvere i problemi del servizio.
  • Mantenere i record della relazione con il cliente per registrazioni e spazi di lavoro: esecuzione del contratto quando necessario per la persona contraente, e interessi legittimi nell’amministrazione dei clienti e nella comprensione delle fonti di acquisizione. L’attribuzione dell’acquisizione non è considerata necessaria per fornire la chat.

4. Contenuti e visibilità dello spazio di lavoro

HansaChat è un prodotto di comunicazione per spazi di lavoro. Il contenuto dei canali pubblici è disponibile per i membri dello spazio di lavoro che possono accedere a tali canali. Il contenuto dei canali privati è disponibile per i membri di quei canali privati. I messaggi diretti sono disponibili per i loro partecipanti.

I proprietari e gli amministratori degli spazi di lavoro possono gestire impostazioni, utenti e accessi dello spazio di lavoro. Non possono leggere automaticamente il contenuto dei canali privati o i messaggi diretti a meno che non siano membri o partecipanti, ma possono controllare le impostazioni dell’account e a livello di spazio di lavoro all’interno del prodotto.

5. Accesso dell’operatore HansaChat

In qualità di operatore del servizio, HansaChat ha la capacità tecnica di accedere ai dati dello spazio di lavoro, compresi messaggi, file, record utente e iscrizioni. Usiamo questo accesso solo quando è necessario per manutenzione, risoluzione dei problemi, sicurezza, prevenzione degli abusi, conformità legale o quando un cliente ci chiede aiuto per un problema specifico.

Ove si applichi il segreto delle telecomunicazioni tedesco, HansaChat non acquisisce conoscenza del contenuto o delle circostanze delle comunicazioni oltre quanto necessario per fornire il servizio o proteggere i propri sistemi tecnici. L’uso per un’altra finalità richiede una legge che lo consenta espressamente in relazione alle telecomunicazioni.

Non vendiamo i dati degli spazi di lavoro né usiamo il contenuto dei messaggi per la pubblicità.

6. Hosting e subincaricati

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) fornisce consegna edge, CDN, DNS/proxy e protezione DDoS, trattando i metadati di connessione e richiesta necessari. Conserva inoltre, a Francoforte (Germania) e Stoccolma (Svezia), le copie di backup cifrate da HansaChat prima del trasferimento. La consegna edge può coinvolgere posizioni fuori dal SEE; ove si applichi il Capo V del GDPR, usiamo le decisioni di adeguatezza applicabili o le Clausole Contrattuali Standard e misure di salvaguardia supplementari. Le informazioni sulle misure di salvaguardia applicabili sono disponibili scrivendo a igor@hansa.chat.

HansaChat ospita i dati principali dell’applicazione su IONOS Cloud. I dati di account, spazi di lavoro e messaggi sono conservati in un’infrastruttura di Database as a Service (DBaaS) gestita e compatibile con MySQL. I file caricati sono conservati in IONOS Cloud Object Storage e cifrati a riposo.

Le e-mail transazionali e di servizio sono inviate tramite il nostro partner europeo EmailLabs (Vercom S.A.), che può trattare gli indirizzi e-mail, il contenuto dei messaggi e i metadati di consegna necessari per consegnare tali e-mail.

Il checkout degli abbonamenti a pagamento e i flussi relativi a imposte, fatture, rimborsi e pagamenti sono gestiti tramite Creem, il nostro merchant of record e fornitore di fatturazione. Creem riceve solo i dati necessari per la fatturazione e la gestione degli abbonamenti.

7. Conservazione ed eliminazione

La conservazione dipende dallo stato dello spazio di lavoro e dell’account:

  • Gli spazi di lavoro demo sono eliminati dopo 24 ore.
  • Gli spazi di lavoro gratuiti restano scrivibili e sono eliminati dopo 90 giorni senza un messaggio salvato. I proprietari ricevono avvisi con 30, 7 e 1 giorno residui. Un nuovo messaggio salvato riavvia il periodo di inattività.
  • Uno spazio di lavoro a pagamento o di prova disdetto resta utilizzabile per il periodo a pagamento o di prova, poi passa in sola lettura per 90 giorni ed è eliminato definitivamente. La riattivazione durante tale periodo ripristina l’accesso in scrittura e annulla l’eliminazione programmata.
  • Un’eliminazione dello spazio di lavoro richiesta dal proprietario lo rende immediatamente in sola lettura e lo elimina definitivamente dopo un periodo di grazia di 30 giorni, salvo che il proprietario annulli la richiesta.
  • I database degli spazi di lavoro e gli oggetti caricati sono rimossi dal processo di eliminazione applicabile. I dati eliminati degli spazi di lavoro esauriscono il loro ciclo nei backup cifrati secondo il calendario documentato di conservazione dei backup.
  • Gli account restano in essere finché il proprietario ha uno spazio di lavoro attivo, in sola lettura, con eliminazione programmata o archiviato. Per le richieste di eliminazione immediata ai sensi del GDPR, veda la sezione 10.
  • I record di fatturazione, le fatture, i log di sicurezza e i record legali possono essere conservati più a lungo ove necessario per contabilità, prevenzione delle frodi, gestione delle controversie o conformità legale.

8. Analisi, cookie e log

Le analisi del sito web girano sulla nostra istanza Umami self-hosted senza cookie per ogni visitatore: pagine visitate (inclusi i parametri delle campagne), sito di provenienza, tipo di browser e dispositivo, dimensione dello schermo, lingua, paese e interazioni con pulsanti o download. Le visite sono separate usando un hash salato della firma di connessione e browser; gli indirizzi IP grezzi non sono mai conservati.

Dopo aver scelto «Accetta tutto», registriamo inoltre replays di sessione anonimizzati e heatmap per capire l’usabilità; gli input dei moduli sono mascherati durante la registrazione. Non raccogliamo mai contenuti dei moduli, dati personali, URL completi o identificatori cross-site. Può modificare o revocare la propria scelta in qualsiasi momento tramite il link «Impostazioni della privacy» nel piè di pagina.

Le metriche di prodotto aggregate (per esempio conteggi di membri e messaggi per spazio di lavoro, usati per le analisi dei traguardi) sono calcolate dal backend della chat e non contengono contenuto dei messaggi, nomi né attività individuali.

HansaChat non usa tracker pubblicitari di terze parti. Raccogliamo analisi operative limitate come nome del browser, paese e pagine visitate per capire l’uso e mantenere il servizio funzionante.

Non registriamo intenzionalmente indirizzi IP per le analisi. Gli indirizzi IP possono comunque comparire nei record di sicurezza, infrastruttura, pagamento, consegna e-mail o monitoraggio degli errori quando è necessario per gestire e proteggere il servizio.

9. Archiviazione principale dei dati

I dati principali degli spazi di lavoro e dell’applicazione, compresi messaggi e record degli account, sono conservati in IONOS Cloud DBaaS. I file caricati sono conservati separatamente in IONOS Cloud Object Storage cifrato.

EmailLabs e Creem trattano solo i dati limitati e specifici del flusso necessari per la consegna e-mail e la fatturazione.

I record della relazione con il cliente sono conservati nel nostro CRM self-hosted sullo stesso cluster IONOS privato e sono raggiungibili solo all’interno del cluster e tramite una VPN dedicata.

10. I Suoi diritti

A seconda della Sua posizione e del ruolo del proprietario del Suo spazio di lavoro, può avere il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione al trattamento, richiesta di portabilità e revoca del consenso dove il trattamento si basi sul consenso.

Le richieste sui contenuti dello spazio di lavoro potrebbero dover essere gestite dal proprietario o dal cliente dello spazio di lavoro in qualità di titolare del trattamento. Può contattarci all’indirizzo igor@hansa.chat e inoltreremo o supporteremo la richiesta ove appropriato.

Può anche avere il diritto di presentare reclamo a un’autorità di controllo competente per la protezione dei dati.

Può richiedere l’eliminazione immediata del proprio account e dei dati personali che La riguardano ai sensi dell’articolo 17 del GDPR, senza attendere il periodo di grazia standard dell’account o dello spazio di lavoro. Crei un ticket di supporto nella categoria «Privacy / richiesta GDPR», indichi che richiede l’eliminazione immediata e identifichi l’account e gli eventuali spazi di lavoro interessati. Non includa password o informazioni sensibili non necessarie.

Valutiamo la richiesta senza indebito ritardo, verifichiamo l’identità ove ragionevolmente necessario ed eliminiamo i dati senza indebito ritardo ove si applichi il diritto alla cancellazione. Di norma La informiamo dell’azione intrapresa entro un mese dalla ricezione. Un’eventuale proroga consentita dal GDPR sarà spiegata entro quel mese. Obblighi legali di conservazione, la costituzione, l’esercizio o la difesa di pretese legali e altre eccezioni di legge possono impedire l’eliminazione di alcuni record; spieghiamo ogni rifiuto o restrizione. Le richieste sui contenuti degli spazi di lavoro controllati dal cliente sono inoltrate al cliente responsabile e gestite ai sensi del DPA.

Se non riesce ad accedere o preferisce un altro canale di contatto, scriva a igor@hansa.chat. Il ticket di supporto è il nostro normale percorso di gestione, non una condizione per l’esercizio dei Suoi diritti legali.

Crea un ticket per una richiesta sulla privacy

11. Dati necessari

Alcuni dati sono necessari per fornire il servizio. Per esempio, senza un indirizzo e-mail non possiamo creare un account, inviare e-mail di sicurezza o gestire la fatturazione. Senza i contenuti dello spazio di lavoro e i dati di iscrizione, il servizio di chat non può funzionare.

12. Contattaci

Se ha domande su questa Informativa sulla privacy o su come HansaChat tratta i dati personali, ci contatti all’indirizzo igor@hansa.chat.