Takaisin etusivulle

Oikeudelliset asiat

Tietosuojaseloste

HansaChatin tietosuojaseloste. Lue, miten keräämme, käytämme ja suojaamme tietojasi. Päivitetty viimeksi 11.9.2026.

Päivitetty viimeksi: 11.9.2026 · Versio 2026-09-11

1. Roolimme

HansaChatia ylläpitää Igor Tverdokhleb, toiminimenä HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Saksa. Yhteydenotto: igor@hansa.chat. Hän on rekisterinpitäjänä alla kuvatussa HansaChatin omiin tarkoituksiin perustuvassa käsittelyssä.

Työtilan sisältöön, jota asiakkaat ja heidän käyttäjänsä lähettävät, lataavat tai hallinnoivat HansaChatiin, HansaChat toimii yleensä käsittelijänä työtilan omistajan tai asiakkaan puolesta. Työtilan omistaja tai asiakas päättää, mihin työtilaa käytetään, ketkä kutsutaan, mitä sisältöä lisätään ja kuinka kauan työtila pidetään käytössä.

Tilinhallintaan, laskutukseen, turvallisuuteen, väärinkäytön estämiseen, tukeen, verkkosivustoon ja palveluviestintään liittyvien tietojen osalta HansaChat toimii rekisterinpitäjänä.

2. Käsittelemämme tiedot

Riippuen HansaChatin käytöstäsi voimme käsitellä:

  • Tilitiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, salasanan tiiviste, vahvistuksen tila, kieliasetus ja istuntotiedot.
  • Työtilatiedot, kuten työtilojen nimet, jäsenyydet, roolit, kanavat, suorat viestit, maininnat, reaktiot, ladatut tiedostot ja viestien metatiedot.
  • Laskutus- ja tilaustiedot, kuten paketti, laskutusjakso, tilauksen tila, kuponkien käyttö, maksuvaiheen tunnisteet ja asiakkaan sähköpostiosoite.
  • Toiminnalliset ja turvallisuustiedot, kuten IP-osoite, maan otsikkotieto, selain-/laiteinformation, todennustapahtumat, pyyntölokirivit, virheraportit ja väärinkäytön estämis Signaalit.
  • Tuki-, yhteys- ja palaute tiedot, kuten sähköpostiosoite, viestin sisältö, yrityksen koko ja kaikki muu tieto, jonka valitset lähettää meille.
  • Sähköpostin toimitustiedot, kuten vastaanottajan osoite, lähettäjän tiedot, aihe, viestin sisältö, toimitustila sekä palanneiden viestien ja valitusten metatiedot.
  • Asiakassuhdetiedot, kuten tilin tunniste, rekisteröitymistapahtuma, työtilan nimi ja paketti, ympäristömerkintä sekä ensikosketuksen lähde ja mediaani, jotka tallennetaan itse isännöityyn CRM-järjestelmäämme rekisteröitymisen tai työtilan luomisen yhteydessä. Emme tallenna CRM-järjestelmään raakaa rekisteröitymis-IP-osoitettasi, nimeäsi eikä UTM-termiä tai -sisältöä.

3. Tarkoitukset ja käsittelyoikeusperustat

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme:

  • Omiin tarkoituksiin perustuvassa käsittelyssä nojaamme yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan b, c ja f kohtiin. B-kohdan nojalla silloin, kun käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai sinun pyytämiesi sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi; c-kohdan nojalla silloin, kun laki edellyttää käsittelyä; ja f-kohdan nojalla alla nimettyjen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Suostumukseen perustuva valinnainen käsittely nojaa 6 artiklan 1 kohdan a-kohtaan. Työtilan sisällön käsittely asiakkaan puolesta noudattaa tämän dokumentoituja ohjeita käsittelysopimuksen mukaisesti; kyseisen käsittelyn oikeusperustan määrittää asiakas.
  • Hallinnoida asiakastilejä ja tilauksia sekä lähettää tarpeellisia tili-, laskutus- ja palveluviestejä: sopimuksen täyttäminen sopimuksentekevästä luonnollisesta henkilöstä; liikesuhteiden osalta, jotka eivät ole itse sopimusosapuolia, oikeutettu etu asiakassuhteen hallinnassa.
  • Pitää vero-, kirjanpito- ja lakisääteisiä laskutusasiakirjoja: soveltuvien vero- ja kirjanpitosäännösten noudattaminen; hallinnoida maksuja, palautuksia ja sopimusperustaisia laskutuskysymyksiä: sopimuksen täyttäminen, kun sovelletaan.
  • Suojata tilejä, käyttäjiä ja infrastruktuuria, estää väärinkäyttöä, selvittää vikoja ja ylläpitää tarpeellisia turvallisuustietueita: oikeutettu etu turvallisessa, luotettavassa toiminnassa sekä laittoman toiminnan estämisessä ja torjumisessa.
  • Vastata tuki- ja yhteydenottopyyntöihin: sopimuksen täyttäminen tai pyydetyt sopimusta edeltävät toimenpiteet, kun sovelletaan; muussa tapauksessa oikeutettu etu tiedusteluihin vastaamisessa ja palveluongelmien ratkaisemisessa.
  • Pitää asiakassuhdetietueita rekisteröitymisistä ja työtiloista: sopimuksen täyttäminen, kun se on tarpeen sopimuksentekevälle luonnolliselle henkilölle, sekä oikeutettu etu asiakashallinnassa ja hankintalähteiden ymmärtämisessä. Hankintojen attribuutiota ei pidetä chat-palvelun tarjoamisen kannalta tarpeellisena.

4. Työtilan sisältö ja näkyvyys

HansaChat on työtilaviestintätuote. Julkisen kanavan sisältö on käytettävissä niille työtilan jäsenille, joilla on pääsy kyseisiin kanaviin. Yksityisen kanavan sisältö on käytettävissä kyseisten yksityisten kanavien jäsenille. Suorat viestit ovat käytettävissä niiden osapuolille.

Työtilan omistajat ja ylläpitäjät voivat hallita työtilan asetuksia, käyttäjiä ja käyttöoikeuksia. He eivät voi automaattisesti lukea yksityisten kanavien sisältöä tai suoria viestejä, elleivät ole jäseniä tai osapuolia, mutta he voivat hallita tili- ja työtilatasoisia asetuksia tuotteen sisällä.

5. HansaChatin ylläpitäjän pääsy

Palvelun ylläpitäjänä HansaChatilla on tekninen mahdollisuus päästä käsiksi työtilatietoihin, kuten viesteihin, tiedostoihin, käyttäjätietueisiin ja jäsenyyksiin. Käytämme tätä pääsyä vain, kun se on tarpeen ylläpidon, vianetsinnän, turvallisuuden, väärinkäytön estämisen, sääntelynmukaisuuden kannalta tai kun asiakas pyytää meitä auttamaan tietyssä ongelmassa.

Sovellettaessa Saksan telelainalaista salassapitoa HansaChat ei hanki tietoa viestinnän sisällöstä tai olosuhteista laajemmin kuin palvelun tarjoamiseksi tai sen teknisten järjestelmien suojaamiseksi on tarpeen. Käyttö muuhun tarkoitukseen edellyttää lakia, joka sallii sen viestintään liittyen nimenomaisesti.

Emme myy työtilatietoja emmekä käytä viestisisältöä mainontaan.

6. Isännöinti ja alihankkijat

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) tarjoaa reunatoimituksen, CDN ja DNS-/välityspalvelimen ja DDoS-suojan käsitellen tarvittaessa yhteyksien ja pyyntöjen metatietoja. Palveluntarjoaja tallentaa myös ennen siirtoa HansaChatin salaamat varmuuskopiot Frankfurtiin Saksassa ja Tukholmaan Ruotsissa. Reunatoimitus voi koskea ETA-alueen ulkopuolisia sijainteja; kun tietosuoja-asetuksen V luku on sovellettava, käytämme soveltuvia riittävyyttä koskevia päätöksiä tai vakiolausekkeita sekä lisäsuojatoimenpiteitä. Tiedot soveltuvista suojatoimenpiteistä saat osoitteesta igor@hansa.chat.

HansaChat isännöi keskeisiä sovellustietoja IONOS Cloudissa. Tili-, työtila- ja viestitiedot tallennetaan hallittuun MySQL-yhteensopivaan Database as a Service (DBaaS) -palveluun. Ladatut tiedostot tallennetaan IONOS Cloud Object Storageen ja ne on salattu levossa.

Tapahtuma- ja palvelusähköpostit lähetetään eurooppalaisen kumppanimme EmailLabsin (Vercom S.A.) kautta, joka voi käsitellä kyseisten sähköpostien toimittamiseksi tarpeellisia sähköpostiosoitteita, viestisisältöjä ja toimitusmetatietoja.

Maksullisen tilauksen maksuvaihe, verotus, laskutus, hyvitykset ja maksuihin liittyvät työnkulut hoidetaan Creemin, merchant of record- ja laskutuskumppanimme, kautta. Creem vastaanottaa vain laskutukseen ja tilausten hallintaan tarpeelliset tiedot.

7. Säilyttäminen ja poistaminen

Säilyttäminen riippuu työtilan ja tilin tilasta:

  • Demotyötilat poistetaan 24 tunnin jälkeen.
  • Ilmaiset työtilat pysyvät kirjoitettavina ja poistetaan 90 päivän jälkeen ilman tallennettua viestiä. Työtilan omistajat saavat varoituksia, kun jäljellä on 30, 7 ja 1 päivä. Uusi tallennettu viesti käynnistää käyttämättömyysjakson uudelleen.
  • Peruutettu maksullinen tai kokeilujakson työtila pysyy käytettävänä maksullisen tai kokeilujakson ajan, minkä jälkeen se on 90 päivää vain luku -tilassa ja poistetaan pysyvästi. Jakson aikana tapahtuva uudelleenaktivointi palauttaa kirjoitusoikeuden ja peruuttaa ajoitetun poiston.
  • Omistajan pyytämä työtilan poistaminen tekee työtilasta heti vain luku -tilassa olevan ja poistaa sen pysyvästi 30 päivän peruutusajan jälkeen, ellei omistaja peruuta pyyntöä.
  • Työtilan tietokannat ja ladatut objektit poistetaan soveltuvan poistoprosessin mukaisesti. Poistetut työtilatiedot vanhenevat salatuista varmuuskopioista dokumentoidun varmuuskopiointiaikataulun mukaisesti.
  • Tilit jäävät paikoilleen niin kauan kuin omistajalla on jokin käytössä, vain luku -tilassa oleva, poistoaikataulussa tai arkistoitu työtila. tietosuoja-asetuksen mukaisista välittömistä poistopyynnöistä katso kohta 10.
  • Laskutustietueita, laskuja, turvallisuuslokeja ja oikeudellisia tietueita voidaan säilyttää pidempään, kun kirjanpito, petosten estäminen, riitojen käsittely tai lainsäädännön noudattaminen sitä edellyttää.

8. Analytiikka, evästeet ja lokit

Verkkosivuston analytiikka toimii itse isännöidyssä Umami-esiintymässämme ilman evästeitä jokaista vierailijaa kohden: vierailut sivut (mukaan lukien kampanjaparametrit), sivusto, jolta tulit, selaimen ja laitteen tyyppi, näytön koko, kieli, maa sekä painikkeiden ja latausten toiminnot. Vierailut erotellaan yhteyden ja selaimen allekirjoituksen suolatun tiivisteen avulla; raakoja IP-osoitteita ei koskaan tallenneta.

Valinnan ”Hyväksy kaikki” jälkeen tallennamme lisäksi anonymisoituja istuntojen toistoja ja lämpökarttoja käytettävyyden ymmärtämiseksi; lomakekentät peitetään tallennuksen aikana. Emme koskaan kerää lomakkeiden sisältöä, henkilötietoja, kokonaisia URL-osoitteita tai sivustojenvälisiä tunnisteita. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa alatunnisteen linkin ”Tietosuoja-asetukset” kautta.

Koostetut tuotemittarit (esimerkiksi työtilakohtaiset jäsen- ja viestimäärät, joita käytetään virstanpylväsanalytiikassa) laskee chat-taustajärjestelmä, eivätkä ne sisällä viestisisältöä, nimiä tai yksittäistä toimintaa.

HansaChat ei käytä kolmansien osapuolten mainonnan seuraimia. Keräämme rajoitetusti toiminnallista analytiikkaa, kuten selaimen nimen, maan ja vierailut sivut, ymmärtääksemme käyttöä ja pitääksemme palvelun toiminnassa.

Emme kirjaa tarkoituksellisesti IP-osoitteita analytiikkaa varten. IP-osoitteet voivat silti näkyä turvallisuus-, infrastruktuuri-, maksu-, sähköpostin toimitus- tai virheseurannan tietueissa, kun palvelun käyttäminen ja suojaaminen sitä edellyttää.

9. Keskeisten tietojen tallennus

Keskeiset työtila- ja sovellustiedot, mukaan lukien viestit ja tilitietueet, tallennetaan IONOS Cloud DBaaS -palveluun. Ladatut tiedostot tallennetaan erikseen salattuun IONOS Cloud Object Storageen.

EmailLabs ja Creem käsittelevät vain rajoitettua työnkulkuKohtaisia tietoja, jotka ovat tarpeen sähköpostin toimittamiseksi ja laskuttamiseksi.

Asiakassuhdetietueet tallennetaan itse isännöityyn CRM-järjestelmäämme samalla yksityisellä IONOS-klusterilla, ja ne ovat saatavilla vain klusterin sisällä ja erillisessä VPN-yhteydessä.

10. Oikeutesi

Riippuen sijainnistasi ja työtilan omistajan roolista sinulla voi olla oikeus päästä tietoihin, korjata niitä, saada ne poistetuksi, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä, pyytää tietojen siirrettävyyttä ja peruuttaa suostumus, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Työtilan sisältöön liittyvät pyynnöt voi olla tarpeen käsitellä työtilan omistajalla tai asiakkaalla rekisterinpitäjänä. Voit ottaa meihin yhteyttä osoitteella igor@hansa.chat, ja ohjaamme tai tuemme pyyntöä, kun se on asianmukaista.

Sinulla voi myös olla oikeus esittää valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Voit pyytää tilisi ja sinua koskevien henkilötietojen välitöntä poistamista yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan nojalla odottamatta tavanomaista tilin tai työtilan peruutusaikaa. Luo palvelupyyntö luokassa ”Tietosuoja/GDPR-pyyntö”, kerro, että pyydät välitöntä poistamista, ja täsmennä tili sekä mahdollinen kosketeltu työtila. Älä lisää salasanoja tai tarpeetonta arkaluonteista tietoa.

Arvioimme pyynnön viipymättä, varmistamme henkilöllisyyden, kun se on kohtuudella tarpeen, ja poistamme tiedot viipymättä, kun poisto-oikeus on voimassa. Ilmoitamme sinulle yleensä toteutetuista toimenpiteistä yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mahdollinen tietosuoja-asetuksen sallima pidennys perustellaan saman kuukauden kuluessa. Laitmaiset säilytysvelvoitteet, oikeudellisten vaatimusten esittäminen, käyttäminen tai puolustaminen sekä muut laissa säädetyt poikkeukset voivat estää joidenkin tietueiden poistamisen; perustelemme jokaisen kieltäytymisen tai rajoituksen. Asiakkaan hallitsemaan työtilasisältöön liittyvät pyynnöt ohjataan vastuulliselle asiakkaalle ja niitä tuetaan käsittelysopimuksen mukaisesti.

Jos et voi kirjautua sisään tai haluat mieluummin käyttää toista yhteyskanavaa, lähetä sähköposti osoitteeseen igor@hansa.chat. Palvelupyyntö on tavanomainen käsittelykanavamme, ei ehto lakisääteisten oikeuksiesi käyttämiselle.

Luo tietosuojapyynnön tiketti

11. Tarpeelliset tiedot

Jotkin tiedot ovat palvelun tarjoamiseksi tarpeellisia. Esimerkiksi ilman sähköpostiosoitetta emme voi luoda tiliä, lähettää turvallisuusviestejä tai hallita laskutusta. Ilman työtilan sisältöä ja jäsenyystietoja chat-palvelu ei voi toimia.

12. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysymyksiä tästä tietosuojaselosteesta tai HansaChatin henkilötietojen käsittelystä, ota meihin yhteyttä osoitteella igor@hansa.chat.