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Política de Privacidad

Política de Privacidad de HansaChat. Conozca cómo recopilamos, usamos y protegemos sus datos. Última actualización: 11 de septiembre de 2026.

Última actualización: 11 de septiembre de 2026 · Versión 2026-09-11

1. Nuestro papel

HansaChat es operado por Igor Tverdokhleb, que ejerce como HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Alemania. Contacto: igor@hansa.chat. Es el responsable del tratamiento de los tratamientos realizados para los fines propios de HansaChat descritos a continuación.

Para el contenido del espacio de trabajo que los clientes y sus usuarios envían, suben o gestionan en HansaChat, HansaChat actúa generalmente como encargado del tratamiento en nombre del propietario o cliente del espacio de trabajo. El propietario o cliente del espacio de trabajo decide para qué se usa el espacio de trabajo, a quién se invita, qué contenido se añade y cuánto tiempo debe permanecer activo.

Para los datos de administración de cuentas, facturación, seguridad, prevención de abusos, soporte, sitio web y comunicación del servicio, HansaChat actúa como responsable del tratamiento.

2. Información que tratamos

Según cómo use HansaChat, podemos tratar:

  • Datos de la cuenta, como el nombre, la dirección de correo electrónico, el hash de la contraseña, el estado de verificación, la configuración regional y los datos de sesión.
  • Datos del espacio de trabajo, como nombres de espacios de trabajo, membresías, roles, canales, mensajes directos, menciones, reacciones, archivos subidos y metadatos de mensajes.
  • Datos de facturación y suscripción, como el plan, el intervalo de facturación, el estado de la suscripción, el uso de cupones, los identificadores de pago y la dirección de correo electrónico del cliente.
  • Datos operativos y de seguridad, como la dirección IP, la cabecera de país, la información del navegador o del dispositivo, los eventos de autenticación, los registros de solicitudes, los informes de errores y las señales de prevención de abusos.
  • Datos de soporte, contacto y comentarios, como la dirección de correo electrónico, el contenido del mensaje, el tamaño de la empresa y cualquier información que decida enviarnos.
  • Datos de entrega de correo electrónico, como la dirección del destinatario, la información del remitente, el asunto, el cuerpo del mensaje, el estado de entrega y los metadatos de rebotes y quejas.
  • Datos de relación con el cliente, como el identificador de la cuenta, el evento de registro, el nombre y el plan del espacio de trabajo, el marcador de entorno y la fuente y el medio de adquisición del primer contacto, registrados en nuestro CRM autoalojado cuando se registra o crea un espacio de trabajo. No almacenamos en el CRM su dirección IP de registro en bruto, ni su nombre, ni el término o contenido de UTM.

3. Fines y bases jurídicas

Tratamos datos personales para:

  • Para los tratamientos con fines propios, nos basamos en el artículo 6, apartado 1, letra b), del RGPD cuando es necesario para ejecutar un contrato con usted o adoptar medidas precontractuales solicitadas por usted; en el artículo 6, apartado 1, letra c), cuando una obligación legal exige el tratamiento; y en el artículo 6, apartado 1, letra f), para los intereses legítimos identificados a continuación. El tratamiento opcional basado en el consentimiento se apoya en el artículo 6, apartado 1, letra a). El tratamiento del contenido del espacio de trabajo por cuenta de un cliente sigue sus instrucciones documentadas conforme al DPA; el cliente determina la base jurídica de ese tratamiento.
  • Administrar las cuentas y suscripciones de los clientes y enviar las comunicaciones necesarias de cuenta, facturación y servicio: ejecución del contrato para la persona contratante; intereses legítimos en la administración de la relación con el cliente para los contactos comerciales que no son parte personal del contrato.
  • Gestionar los registros fiscales, contables y de facturación exigidos por ley: cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables aplicables; administrar pagos, reembolsos y cuestiones contractuales de facturación: ejecución del contrato cuando resulte aplicable.
  • Proteger cuentas, usuarios e infraestructura, prevenir abusos, diagnosticar fallos y mantener los registros de seguridad necesarios: intereses legítimos en una operación segura y fiable y en la prevención y defensa frente a actividades ilícitas.
  • Responder a las solicitudes de soporte y contacto: ejecución del contrato o medidas precontractuales solicitadas cuando resulte aplicable; de lo contrario, intereses legítimos en responder a consultas y resolver incidencias del servicio.
  • Mantener registros de relación con el cliente para los registros y los espacios de trabajo: ejecución del contrato cuando resulta necesaria para la persona contratante, e intereses legítimos en la administración de clientes y en comprender las fuentes de adquisición. La atribución de adquisición no se considera necesaria para prestar el chat.

4. Contenido del espacio de trabajo y visibilidad

HansaChat es un producto de comunicación de espacios de trabajo. El contenido de los canales públicos está disponible para los miembros del espacio de trabajo que puedan acceder a esos canales. El contenido de los canales privados está disponible para los miembros de esos canales privados. Los mensajes directos están disponibles para sus participantes.

Los propietarios y administradores del espacio de trabajo pueden gestionar los ajustes, los usuarios y el acceso del espacio de trabajo. No pueden leer automáticamente el contenido de los canales privados ni los mensajes directos a menos que sean miembros o participantes, pero pueden controlar los ajustes de la cuenta y del espacio de trabajo dentro del producto.

5. Acceso del operador de HansaChat

Como operador del servicio, HansaChat tiene la capacidad técnica de acceder a los datos del espacio de trabajo, incluidos mensajes, archivos, registros de usuarios y membresías. Solo usamos este acceso cuando es necesario para el mantenimiento, la resolución de problemas, la seguridad, la prevención de abusos, el cumplimiento legal o cuando un cliente nos pide ayuda con un problema concreto.

Cuando se aplica el secreto de las telecomunicaciones alemán, HansaChat no obtiene conocimiento del contenido ni de las circunstancias de las comunicaciones más allá de lo necesario para prestar el servicio o proteger sus sistemas técnicos. El uso para otro fin requiere una ley que lo permita expresamente en relación con las telecomunicaciones.

No vendemos datos de espacios de trabajo ni usamos el contenido de los mensajes para publicidad.

6. Alojamiento y encargados del tratamiento

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) proporciona entrega en el borde, CDN, DNS/proxy y protección DDoS, y trata los metadatos de conexión y de solicitudes según sea necesario. También almacena copias de seguridad cifradas por HansaChat antes de la transferencia en Fráncfort (Alemania) y Estocolmo (Suecia). La entrega en el borde puede implicar ubicaciones fuera del EEE; cuando se aplica el capítulo V del RGPD, usamos decisiones de adecuación o Cláusulas Contractuales Tipo aplicables y salvaguardas complementarias. La información sobre las salvaguardas aplicables está disponible en igor@hansa.chat.

HansaChat aloja los datos principales de la aplicación en IONOS Cloud. Los datos de cuentas, espacios de trabajo y mensajes se almacenan en una Database as a Service (DBaaS) gestionada y compatible con MySQL. Los archivos subidos se almacenan en IONOS Cloud Object Storage y se cifran en reposo.

Los correos electrónicos transaccionales y de servicio se envían a través de nuestro socio europeo EmailLabs (Vercom S.A.), que puede tratar las direcciones de correo electrónico, el contenido de los mensajes y los metadatos de entrega necesarios para entregar esos correos.

El pago de las suscripciones de pago, los impuestos, las facturas, los reembolsos y los flujos relacionados con el pago se gestionan a través de Creem, nuestro merchant of record y proveedor de facturación. Creem solo recibe los datos necesarios para la facturación y la gestión de las suscripciones.

7. Retención y eliminación

La retención depende del estado del espacio de trabajo y de la cuenta:

  • Los espacios de trabajo de demostración se eliminan a las 24 horas.
  • Los espacios de trabajo gratuitos siguen siendo editables y se eliminan tras 90 días sin un mensaje persistido. Los propietarios reciben avisos 30, 7 y 1 día antes. Un mensaje persistido nuevo reinicia el período de inactividad.
  • Un espacio de trabajo de pago o de prueba cancelado sigue utilizable durante el período de pago o de prueba, después pasa a solo lectura durante 90 días y se elimina permanentemente. La reactivación durante ese período restaura el acceso de escritura y cancela la eliminación programada.
  • Una eliminación del espacio de trabajo solicitada por el propietario lo pone en solo lectura de inmediato y lo elimina permanentemente tras un período de gracia de 30 días, salvo que el propietario cancele la solicitud.
  • Las bases de datos de los espacios de trabajo y los objetos subidos se eliminan mediante el proceso de eliminación aplicable. Los datos eliminados del espacio de trabajo desaparecen de las copias de seguridad cifradas según el calendario documentado de retención de copias de seguridad.
  • Las cuentas permanecen mientras el propietario tenga cualquier espacio de trabajo activo, de solo lectura, con eliminación programada o archivado. Para las solicitudes de eliminación inmediata conforme al RGPD, consulte la sección 10.
  • Los registros de facturación, las facturas, los registros de seguridad y los registros legales pueden conservarse durante más tiempo cuando sea necesario por razones contables, de prevención de fraude, de gestión de disputas o de cumplimiento legal.

8. Analíticas, cookies y registros

Las analíticas del sitio web funcionan en nuestra instancia autoalojada de Umami sin cookies para cada visitante: páginas visitadas (incluidos los parámetros de campaña), el sitio de procedencia, tipo de navegador y dispositivo, tamaño de pantalla, idioma, país e interacciones con botones o descargas. Las visitas se separan mediante un hash con sal de la firma de conexión y navegador; nunca se almacenan direcciones IP en bruto.

Tras elegir «Aceptar todo», también registramos reproducciones de sesión anonimizadas y mapas de calor para entender la usabilidad; las entradas de los formularios se enmascaran durante la grabación. Nunca recopilamos el contenido de los formularios, datos personales, URL completas ni identificadores entre sitios. Puede cambiar o retirar su elección en cualquier momento a través del enlace «Ajustes de privacidad» del pie de página.

Las métricas agregadas del producto (por ejemplo, los recuentos de miembros y mensajes por espacio de trabajo, usados para las analíticas de hitos) las calcula el backend del chat y no contienen contenido de mensajes, nombres ni actividad individual.

HansaChat no usa rastreadores publicitarios de terceros. Recopilamos analíticas operativas limitadas, como el nombre del navegador, el país y las páginas visitadas, para entender el uso y mantener el servicio funcionando.

No registramos intencionadamente direcciones IP para las analíticas. Las direcciones IP aún pueden aparecer en registros de seguridad, infraestructura, pago, entrega de correo electrónico o monitorización de errores cuando son necesarias para operar y proteger el servicio.

9. Almacenamiento principal de datos

Los datos principales del espacio de trabajo y de la aplicación, incluidos los mensajes y los registros de cuentas, se almacenan en IONOS Cloud DBaaS. Los archivos subidos se almacenan por separado en IONOS Cloud Object Storage cifrado.

EmailLabs y Creem tratan solo los datos limitados y específicos de cada flujo necesarios para la entrega de correo electrónico y la facturación.

Los registros de relación con el cliente se almacenan en nuestro CRM autoalojado en el mismo clúster privado de IONOS y solo son accesibles dentro del clúster y a través de una VPN dedicada.

10. Sus derechos

Según su ubicación y el papel del propietario de su espacio de trabajo, puede tener derecho a acceder, rectificar, suprimir, limitar, oponerse al tratamiento, solicitar la portabilidad y retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Las solicitudes sobre el contenido del espacio de trabajo pueden requerir que las gestione el propietario o cliente del espacio de trabajo como responsable. Puede contactar con nosotros en igor@hansa.chat y canalizaremos o apoyaremos la solicitud cuando corresponda.

También puede tener derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos competente.

Puede solicitar la eliminación inmediata de su cuenta y de los datos personales que le conciernan conforme al artículo 17 del RGPD, sin esperar el período de gracia estándar de la cuenta o del espacio de trabajo. Cree un tique de soporte en la categoría «Privacidad / solicitud RGPD», indique que solicita la eliminación inmediata e identifique la cuenta y cualquier espacio de trabajo afectado. No incluya contraseñas ni información sensible innecesaria.

Evaluamos la solicitud sin demora indebida, verificamos la identidad cuando sea razonablemente necesario y suprimimos los datos sin demora indebida cuando resulta aplicable el derecho de supresión. Normalmente le informamos de la acción tomada en el plazo de un mes desde la recepción. Cualquier prórroga permitida por el RGPD se explicará dentro de ese mes. Las obligaciones legales de conservación, la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones jurídicas y otras excepciones legales pueden impedir la eliminación de algunos registros; explicamos cualquier negativa o restricción. Las solicitudes sobre el contenido del espacio de trabajo controlado por el cliente se reenvían al cliente responsable y se atienden conforme al DPA.

Si no puede iniciar sesión o prefiere otra vía de contacto, escriba a igor@hansa.chat. Un tique de soporte es nuestra vía habitual de gestión, no una condición para ejercer sus derechos legales.

Crear un tique de solicitud de privacidad

11. Datos necesarios

Algunos datos son necesarios para prestar el servicio. Por ejemplo, sin una dirección de correo electrónico no podemos crear una cuenta, enviar correos de seguridad ni gestionar la facturación. Sin el contenido del espacio de trabajo y los datos de membresía, el servicio de chat no puede funcionar.

12. Contáctenos

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o sobre cómo HansaChat trata los datos personales, contáctenos en igor@hansa.chat.