Powrót do strony głównej

Kwestie prawne

Polityka prywatności

Polityka prywatności HansaChat. Dowiedz się, jak zbieramy, wykorzystujemy i chronimy dane. Ostatnia aktualizacja: 11 września 2026 r.

Ostatnia aktualizacja: 11 września 2026 r. · Wersja 2026-09-11

1. Nasza rola

HansaChat jest prowadzony przez Igora Tverdokhleba, działającego pod firmą HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Niemcy. Kontakt: igor@hansa.chat. Jest on administratorem przetwarzania realizowanego na potrzeby własne HansaChat, opisanego poniżej.

W przypadku treści przestrzeni roboczej, które klienci i ich użytkownicy wysyłają, przesyłają lub zarządzają nimi w HansaChat, HansaChat zazwyczaj działa jako procesor na rzecz właściciela lub klienta przestrzeni roboczej. Właściciel lub klient przestrzeni roboczej decyduje, do czego przestrzeń służy, kto zostaje zaproszony, jakie treści są dodawane i jak długo przestrzeń ma pozostać aktywna.

W zakresie danych administracji kontami, rozliczeń, bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, wsparcia, strony internetowej i komunikacji serwisowej HansaChat działa jako administrator.

2. Informacje, które przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z HansaChat możemy przetwarzać:

  • Dane konta, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, skrót hasła, stan weryfikacji, ustawienia językowe i dane sesji.
  • Dane przestrzeni roboczej, takie jak nazwy przestrzeni roboczych, członkostwa, role, kanały, wiadomości bezpośrednie, wzmianki, reakcje, przesyłane pliki i metadane wiadomości.
  • Dane rozliczeń i subskrypcji, takie jak plan, okres rozliczeniowy, status subskrypcji, użycie kodu rabatowego, identyfikatory płatności i adres e-mail klienta.
  • Dane operacyjne i bezpieczeństwa, takie jak adres IP, nagłówek kraju, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zdarzenia uwierzytelniania, dzienniki żądań, raporty błędów i sygnały przeciwdziałania nadużyciom.
  • Dane wsparcia, kontaktu i opinii, takie jak adres e-mail, treść wiadomości, wielkość firmy oraz wszelkie informacje przesłane nam dobrowolnie.
  • Dane dostarczania e-maili, takie jak adres odbiorcy, dane nadawcy, temat, treść wiadomości, status dostarczenia oraz metadane zwrotów i skarg.
  • Dane relacji z klientem, takie jak identyfikator konta, zdarzenie rejestracji, nazwa i plan przestrzeni roboczej, znacznik środowiska oraz źródło i medium pierwszego kontaktu, zapisywane w naszym samodzielnie hostowanym CRM przy rejestracji lub tworzeniu przestrzeni roboczej. Nie przechowujemy w CRM surowego adresu IP z rejestracji, imienia i nazwiska ani terminu i treści UTM.

3. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe, aby:

  • W zakresie przetwarzania na potrzeby własne opieramy się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy z Tobą lub podjęcia żądanych przez Ciebie działań przed zawarciem umowy; na art. 6 ust. 1 lit. c, gdy wymaga tego obowiązek prawny; oraz na art. 6 ust. 1 lit. f dla opisanych poniżej prawnie uzasadnionych interesów. Opcjonalne przetwarzanie za zgodą opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a. Przetwarzanie treści przestrzeni roboczej na rzecz klienta odbywa się według jego udokumentowanych instrukcji na podstawie DPA; podstawę prawną tego przetwarzania określa klient.
  • Zarządzanie kontami i subskrypcjami klientów oraz wysyłanie niezbędnej komunikacji kontowej, rozliczeniowej i serwisowej: wykonanie umowy wobec strony umowy będącej osobą fizyczną; prawnie uzasadniony interes w zarządzaniu relacją z klientem w odniesieniu do kontaktów biznesowych, które nie są osobiście stroną umowy.
  • Obsługa podatków, księgowości i wymaganych prawem zapisów rozliczeniowych: wykonanie obowiązku podatkowego i księgowego; obsługa płatności, zwrotów i umownych kwestii rozliczeniowych: wykonanie umowy tam, gdzie ma to zastosowanie.
  • Ochrona kont, użytkowników i infrastruktury, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnozowanie usterek i prowadzenie niezbędnych zapisów bezpieczeństwa: prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i niezawodnym działaniu oraz w zapobieganiu i przeciwdziałaniu działaniom bezprawnym.
  • Odpowiadanie na zgłoszenia wsparcia i zapytania kontaktowe: wykonanie umowy lub uzgodnione działania przed jej zawarciem tam, gdzie ma to zastosowanie; w pozostałym zakresie prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi na zapytania i rozwiązywaniu problemów z usługą.
  • Prowadzenie zapisów relacji z klientem dotyczących rejestracji i przestrzeni roboczych: wykonanie umowy, o ile jest to niezbędne wobec strony umowy będącej osobą fizyczną, oraz prawnie uzasadniony interes w administracji klientami i poznawaniu źródeł pozyskania. Atrybucja źródła pozyskania nie jest traktowana jako niezbędna do świadczenia czatu.

4. Treści i widoczność w przestrzeni roboczej

HansaChat jest produktem do komunikacji w przestrzeni roboczej. Treści kanałów publicznych są dostępne dla członków przestrzeni roboczej, którzy mają dostęp do tych kanałów. Treści kanałów prywatnych są dostępne dla członków tych kanałów prywatnych. Wiadomości bezpośrednie są dostępne dla ich uczestników.

Właściciele i administratorzy przestrzeni roboczych mogą zarządzać ustawieniami przestrzeni roboczej, użytkownikami i dostępem. Nie mogą oni automatycznie czytać treści prywatnych kanałów ani wiadomości bezpośrednich, chyba że są członkami lub uczestnikami, ale mogą kontrolować ustawienia konta i przestrzeni roboczej w ramach produktu.

5. Dostęp operatora HansaChat

Jako operator usługi HansaChat posiada techniczną możliwość dostępu do danych przestrzeni roboczej, w tym wiadomości, plików, rekordów użytkowników i członkostw. Korzystamy z tego dostępu wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do konserwacji, rozwiązywania problemów, bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, zgodności z prawem albo gdy klient poprosi nas o pomoc w konkretnej sprawie.

Tam, gdzie ma zastosowanie niemiecka tajemnica telekomunikacyjna, HansaChat nie zdobywa wiedzy o treści ani okolicznościach komunikacji ponad to, co jest niezbędne do świadczenia usługi lub ochrony jej systemów technicznych. Wykorzystanie tej wiedzy w innym celu wymaga ustawy, która w odniesieniu do telekomunikacji wprost na to pozwala.

Nie sprzedajemy danych przestrzeni roboczych i nie wykorzystujemy treści wiadomości do celów reklamowych.

6. Hosting i podprocesorzy

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) zapewnia dostarczanie brzegowe, CDN, DNS/proxy i ochronę przed DDoS, przetwarzając w miarę potrzeb metadane połączeń i żądań. Przechowuje tam również kopie zapasowe zaszyfrowane przez HansaChat przed transferem, we Frankfurcie w Niemczech i Sztokholmie w Szwecji. Dostarczanie brzegowe może obejmować lokalizacje poza EOG; tam, gdzie ma zastosowanie rozdział V RODO, stosujemy właściwe decyzje o adekwatności lub standardowe klauzule umowne oraz uzupełniające zabezpieczenia. Informacje o właściwych zabezpieczeniach są dostępne pod adresem igor@hansa.chat.

HansaChat hostuje podstawowe dane aplikacji w chmurze IONOS Cloud. Dane kont, przestrzeni roboczych i wiadomości są przechowywane w zarządzanej infrastrukturze bazy danych jako usługa (DBaaS) zgodnej z MySQL. Przesyłane pliki są przechowywane w IONOS Cloud Object Storage i szyfrowane w spoczynku.

E-maile transakcyjne i serwisowe są wysyłane przez naszego europejskiego partnera EmailLabs (Vercom S.A.), który może przetwarzać adresy e-mail, treść wiadomości i metadane dostarczania potrzebne do doręczenia tych e-maili.

Płatności za subskrypcje, podatki, faktury, zwroty i powiązane z płatnościami procesy są obsługiwane przez Creem, naszego dostawcę rozliczeń działającego jako merchant of record. Creem otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do rozliczeń i obsługi subskrypcji.

7. Przechowywanie i usuwanie

Okres przechowywania zależy od stanu przestrzeni roboczej i konta:

  • Przestrzenie demonstracyjne są usuwane po 24 godzinach.
  • Bezpłatne przestrzenie robocze pozostają zapisywalne i są usuwane po 90 dniach bez utrwalonej wiadomości. Właściciele otrzymują ostrzeżenia na 30, 7 i 1 dzień przed końcem okresu. Nowa utrwalona wiadomość restartuje okres braku aktywności.
  • Anulowana płatna lub próbna przestrzeń robocza pozostaje użyteczna przez okres płatny lub próbny, a następnie przez 90 dni jest tylko do odczytu i zostaje trwale usunięta. Reaktywacja w tym okresie przywraca dostęp do zapisu i anuluje zaplanowane usunięcie.
  • Usunięcie przestrzeni roboczej na wniosek właściciela natychmiast czyni ją tylko do odczytu i trwale usuwa po 30-dniowym okresie karencji, chyba że właściciel anuluje wniosek.
  • Bazy danych przestrzeni roboczych i przesyłane obiekty są usuwane według właściwego procesu usuwania. Dane usuniętych przestrzeni roboczych z czasem znikają z zaszyfrowanych kopii zapasowych zgodnie z udokumentowanym harmonogramem przechowywania kopii zapasowych.
  • Konta pozostają na miejscu, dopóki właściciel ma jakąkolwiek aktywną, tylko do odczytu, z zaplanowanym usunięciem albo zarchiwizowaną przestrzeń roboczą. W przypadku wniosków o natychmiastowe usunięcie na podstawie RODO zobacz sekcję 10.
  • Zapisy rozliczeniowe, faktury, dzienniki bezpieczeństwa i rejestry prawne mogą być przechowywane dłużej, gdy jest to wymagane do celów księgowych, przeciwdziałania oszustwom, obsługi sporów lub zgodności z prawem.

8. Analityka, pliki cookie i dzienniki

Analityka strony internetowej działa na naszym samodzielnie hostowanym egzemplarzu Umami bez plików cookie dla każdego odwiedzającego: odwiedzane strony (wraz z parametrami kampanii), witryna odsyłająca, typ przeglądarki i urządzenia, rozmiar ekranu, język, kraj oraz interakcje z przyciskami lub pobieraniem. Wizyty są rozdzielane z użyciem solonego skrótu sygnatury połączenia i przeglądarki; surowe adresy IP nigdy nie są przechowywane.

Po wybraniu opcji „Akceptuję wszystko” rejestrujemy dodatkowo zanonimizowane odtworzenia sesji i mapy cieplne, aby zrozumieć użyteczność; pola formularzy są maskowane podczas nagrywania. Nigdy nie zbieramy treści formularzy, danych osobowych, pełnych adresów URL ani identyfikatorów między witrynami. Wybór możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili przez link „Ustawienia prywatności” w stopce.

Zagregowane metryki produktu (na przykład liczby członków i wiadomości w przestrzeni roboczej, używane do analizy kamieni milowych) są obliczane przez zaplecze czatu i nie zawierają treści wiadomości, nazwisk ani danych o indywidualnej aktywności.

HansaChat nie korzysta z trackerów reklamowych stron trzecich. Zbieramy ograniczoną analitykę operacyjną, taką jak nazwa przeglądarki, kraj i odwiedzane strony, aby rozumieć korzystanie i utrzymywać sprawność usługi.

Nie rejestrujemy celowo adresów IP dla analityki. Adresy IP mogą mimo to pojawić się w rejestrach bezpieczeństwa, infrastruktury, płatności, dostarczania e-maili lub monitorowania błędów, gdy jest to potrzebne do prowadzenia i ochrony usługi.

9. Podstawowe przechowywanie danych

Podstawowe dane przestrzeni roboczych i aplikacji, w tym wiadomości i rekordy kont, są przechowywane w IONOS Cloud DBaaS. Przesyłane pliki są przechowywane osobno w zaszyfrowanym IONOS Cloud Object Storage.

EmailLabs i Creem przetwarzają wyłącznie ograniczone dane specyficzne dla danego procesu, potrzebne do dostarczania e-maili i rozliczeń.

Rejestry relacji z klientami są przechowywane w naszym samodzielnie hostowanym CRM w tym samym prywatnym klastrze IONOS i są osiągalne wyłącznie wewnątrz klastra oraz przez dedykowany VPN.

10. Twoje prawa

W zależności od Twojej lokalizacji i roli właściciela przestrzeni roboczej możesz mieć prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, żądania przenoszenia danych oraz wycofania zgody, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Wnioski dotyczące treści przestrzeni roboczej mogą wymagać załatwienia przez właściciela lub klienta przestrzeni roboczej jako administratora. Możesz kontaktować się z nami pod adresem igor@hansa.chat, a my przekierujemy lub wesprzemy wniosek tam, gdzie to właściwe.

Możesz również mieć prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Na podstawie art. 17 RODO możesz zażądać natychmiastowego usunięcia swojego konta i dotyczących Cię danych osobowych, bez czekania na standardowy okres karencji konta lub przestrzeni roboczej. Prosimy utworzyć zgłoszenie do pomocy technicznej w kategorii „Prywatność / wniosek RODO”, wskazać żądanie natychmiastowego usunięcia oraz zidentyfikować konto i wszelkie dotknięte przestrzenie robocze. Nie podawaj haseł ani niepotrzebnych informacji wrażliwych.

Wniosek rozpatrujemy bez nieuzasadnionej zwłoki, w razie rozsądnej potrzeby weryfikujemy tożsamość i usuwamy dane bez nieuzasadnionej zwłoki, gdy prawo do usunięcia przysługuje. Zwykle informujemy o podjętych działaniach w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Ewentualne przedłużenie dozwolone przez RODO zostanie wyjaśnione w tym miesiącu. Ustawowe obowiązki przechowywania, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych oraz inne ustawowe wyjątki mogą uniemożliwić usunięcie niektórych zapisów; wyjaśniamy każdą odmowę lub ograniczenie. Wnioski dotyczące treści przestrzeni roboczej kontrolowanej przez klienta są przekazywane właściwemu klientowi i obsługiwane na podstawie DPA.

Jeżeli nie możesz się zalogować albo wolisz inną ścieżkę kontaktu, napisz na adres igor@hansa.chat. Zgłoszenie do pomocy technicznej jest naszym zwykłym kanałem obsługi, a nie warunkiem korzystania z Twoich ustawowych praw.

Utwórz zgłoszenie dotyczące prywatności

11. Dane niezbędne

Niektóre dane są niezbędne do świadczenia usługi. Na przykład bez adresu e-mail nie możemy utworzyć konta, wysyłać e-maili dotyczących bezpieczeństwa ani prowadzić rozliczeń. Bez treści przestrzeni roboczej i danych członkostwa usługa czatu nie może działać.

12. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych przez HansaChat skontaktuj się z nami pod adresem igor@hansa.chat.