Datu apstrādes līgums

Šis DAP regulē HansaChat Klienta personas datu apstrādi servisa sniegšanai. Apstrādes priekšmets, raksturs, mērķis, datu kategorijas, attiecīgās personas un ilgums ir norādīti 1. pielikumā.

Klients nosaka darbvietas satura apstrādes mērķus un būtiskos līdzekļus. HansaChat apstrādā šos datus Klienta uzdevumā. Šis DAP neattiecas uz personas datiem, kurus HansaChat apstrādā kā patstāvīgs pārvaldītājs norēķinu, kontu administrēšanas, servisa drošības, ļaunprātīgas izmantošanas novēršanas, atbalsta administrēšanas vai atbilstības nodrošināšanas vajadzībām; šī apstrāde ir aprakstīta Privātuma politikā.

HansaChat apstrādā Klienta personas datus tikai pamatojoties uz Klienta dokumentētām instrukcijām, tostarp Pakalpojumu līgumu, šo DAP, Klienta servisa lietojumu un konfigurāciju, kā arī turpmākām rakstiskā formā nosūtītām instrukcijām. HansaChat var apstrādāt datus, ja to pieprasa Savienības vai dalībvalsts likums, un pirms tam informē Klientu, izņemot gadījumus, kad likums svarīgu sabiedrības interešu dēļ aizliedz šādu paziņojumu.

HansaChat nekavējoties informē Klientu, ja pēc tā uzskata, ka instrukcija pārkāpj VDAR vai citu piemērojamo Savienības vai dalībvalsts datu aizsardzības likumu, un var apturēt attiecīgo instrukciju, līdz tā tiek apstiprināta vai mainīta.

HansaChat nodrošina, ka katra persona, kas ir pilnvarota apstrādāt Klienta personas datus, ir saistīta ar konfidencialitāti vai piemērotu likumā noteiktu pienākumu un saņem piekļuvi tikai tiktāl, cik tas nepieciešams servisa darbībai, apkopei, problēmu novēršanai, drošībai, ļaunprātīgas izmantošanas novēršanai, juridiskās atbilstības nodrošināšanai vai Klienta pieprasītam atbalstam.

Kad piemērojams Vācijas Telekomunikāciju un digitālo pakalpojumu datu aizsardzības likuma (TDDDG) 3. sadaļa, HansaChat aizsargā arī komunikācijas saturu un apstākļus kā telekomunikāciju noslēpumu. HansaChat neiegūst zināšanas vairāk, nekā nepieciešams komunikācijas servisa sniegšanai vai tā tehnisko sistēmu aizsardzībai, un izmanto šīs zināšanas citam mērķim tikai tad, ja likums to skaidri atļauj attiecībā uz telekomunikācijām.

Konfidencialitātes saistība turpinās arī pēc personas darba beigām un pēc Pakalpojumu līguma izbeigšanās.

Ņemot vērā tehnoloģiju attīstības līmeni, ieviešanas izmaksas, kā arī apstrādes raksturu, apjomu, kontekstu un mērķus, HansaChat uztur atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus saskaņā ar VDAR 32. pantu. Pašreizējie pasākumi ir aprakstīti 2. pielikumā un Drošības lapā.

HansaChat var atjaunināt šos pasākumus, mainoties tehnoloģijām un riskiem, ja vien Pakalpojumu līguma darbības laikā netiek būtiski samazināts kopējais aizsardzības līmenis.

Klients HansaChat dod vispārēju rakstisku atļauju izmantot 3. pielikumā uzskaitītos apakšapstrādātājus. HansaChat uzliek katram apakšapstrādātājam būtībā tādus pašus datu aizsardzības pienākumus, paliek atbildīgs par tā darbību saskaņā ar šo DAP un uztur sarakstu aktualizētu.

Pirms apakšapstrādātāja, kas apstrādā Klienta personas datus, pievienošanas vai aizstāšanas HansaChat dod vismaz 30 dienu iepriekšēju paziņojumu pa e-pastu Klienta konta kontaktam vai caur pamanāmu servisa paziņojumu. Īsāku termiņu var izmantot, ja tas nepieciešams steidzama drošības, juridiska vai pieejamības riska risināšanai; šādā gadījumā HansaChat sniegs paziņojumu cik ātri tas saprātīgi iespējams.

Klients paziņošanas perioda laikā var iebilst uz saprātīgiem datu aizsardzības pamatiem. Puses labā ticībā strādā pie komerciāli pieņemama risinājuma. Ja tāda nav pieejama, Klients var izbeigt attiecīgo servisu pirms jaunais apakšapstrādātājs sāk apstrādi, bez sankcijām par neizlietoto iepriekš apmaksāto attiecīgā servisa periodu.

Galvenā darbvietas datu glabātuve atrodas Vācijā. Šifrētās Restic rezerves kopijas tiek glabātas Frankfurtā un Stokholmā. Tīkla piegāde un neobligāti papildu pakalpojumi var ietvert citas vietas, kā norādīts 3. pielikumā.

HansaChat nepārsūta Klienta personas datus uz trešo valsti vai starptautisku organizāciju, ja vien Klients to nav norīkojis, tas nav nepieciešams iespējotas servisa funkcionalitātes nodrošināšanai vai tas nav prasīts ar likumu, un tikai tad, ja tiek izpildītas VDAR V nodaļas prasības. Piemērojamās garantijas var ietvert pietiekamības lēmumu, Eiropas Komisijas Standarta līguma nosacījumus un papildu tehniskos un organizatoriskos pasākumus.

Ja HansaChat saņem attiecīgās personas pieprasījumu par Klienta personas datiem, tas bez kavēšanās pārsūta pieprasījumu Klientam un neatbild uz to, ja vien Klients to nav pilnvarojis vai likums to neprasa.

Ņemot vērā apstrādes raksturu un pieejamo informāciju, HansaChat saprātīgi palīdz Klientam attiecīgo personu tiesību īstenošanā un Klienta saistību izpildē saskaņā ar VDAR 32.–36. pantu, tostarp drošībā, pārkāpumu izvērtēšanā, datu aizsardzības ietekmes izvērtējumos un iepriekšējā konsultācijā.

HansaChat informē Klientu bez nepamatotas kavēšanās pēc tam, kad tas kļuvis zināms par Klienta personas datus skarošu personas datu aizsardzības pārkāpumu. Paziņojumā ir iekļauta informācija, kas pieejama HansaChat un ko Klients saprātīgi vajag savām saistībām saskaņā ar VDAR 33. un 34. pantu, un papildu informāciju var sniegt posmos, kad tā kļūst pieejama.

HansaChat veic saprātīgus pasākumus, lai ierobežotu, izpētītu, novērstu un mazinātu pārkāpumu, un sadarbojas ar Klientu. Paziņojums nav vainas vai atbildības atzīšana.

Pēc Klienta izvēles HansaChat atgriež vai dzēš Klienta personas datus pēc apstrādes pakalpojumu beigām un dzēš esošās kopijas, ja vien Savienības vai dalībvalsts likums neprasa glabāšanu. Klientam jāpieprasa datu atgriešana pirms darbvietas dzēšanas datuma; ja Klients nesniedz instrukciju, tiek izvēlēta dzēšana.

Atceltās maksas un izmēģinājuma darbvietas paliek lietojamas pašreizējā maksas vai izmēģinājuma perioda laikā, pēc tam 90 dienas kļūst tikai lasāmas un tiek dzēstas. Īpašnieka pieprasīta dzēšana padara darbvietu tikai lasāmu uzreiz un izdzēš to pēc 30 dienu žēlastības perioda, ja vien pieprasījums nav atcelts. Demonstrācijas darbvietas tiek dzēstas pēc 24 stundām. Bezmaksas darbvietas paliek rakstāmas un tiek dzēstas pēc 90 dienām bez saglabātas ziņas. Darbvietu datubāzes un augšupielādētie objekti tiek noņemti piemērojamā dzēšanas procesā; izdzēstie darbvietas dati laika gaitā izzūd no šifrētajām rezerves kopijām saskaņā ar 2. pielikumā noteikto grafiku.

HansaChat sniedz informāciju, kas saprātīgi nepieciešama, lai pierādītu atbilstību VDAR 28. pantam un šim DAP. Klients var auditēt attiecīgo apstrādi pats vai caur neatkarīgu, kvalificētu auditoru, kas ir saistīts ar konfidencialitāti.

Auditi parasti jāsāk ar pieejamo dokumentāciju un attālinātu pārskatu. Inspekcija uz vietas ir pieejama, ja dokumentācija ir nepietiekama vai ir saprātīgas norādes par neatbilstību, ar saprātīgu iepriekšēju paziņojumu un nekaitējot citiem klientiem, drošībai vai tirdzniecības noslēpumiem. Klients sedz saprātīgas audita izmaksas, ja vien audits neidentificē būtisku HansaChat pārkāpumu. Uzraudzības iestāžu pilnvaras netiek ierobežotas.

Šis DAP stājas darīšanā, kad tas kļūst saistošs saskaņā ar sadaļu “Līguma statuss”, un paliek spēkā, līdz HansaChat ir izdzēsis visus Klienta personas datus. Ja HansaChat nevar izpildīt šo DAP, tas bez kavēšanās informē Klientu. Klients var apturēt apstrādi vai izbeigt attiecīgo servisu, ja būtisks pārkāpums netiek novērsts saprātīgā termiņā.

Atbildība, piemērojamie likumi un tiesas vieta seko Pakalpojumu līgumam, izņemot gadījumus, kad obligātie datu aizsardzības likumi pieprasa citādi. Nekas šajā DAP neierobežo attiecīgo personu tiesības vai kompetentas uzraudzības iestādes pilnvaras.