Smlouva o zpracování osobních údajů

Tato smlouva upravuje zpracování osobních údajů zákazníka společností HansaChat za účelem poskytování služby. Předmět, povaha, účel, kategorie údajů, dotčené osoby a doba trvání jsou stanoveny v příloze 1.

Zákazník určuje účely a podstatné prostředky zpracování obsahu pracovních prostorů. HansaChat tato data zpracovává jménem zákazníka. Tato smlouva se nevztahuje na osobní údaje, které HansaChat zpracovává jako samostatný správce pro fakturaci, správu účtů, zabezpečení služby, prevenci zneužití, správu podpory nebo plnění předpisů; toto zpracování je popsáno v Zásadách ochrany osobních údajů.

HansaChat zpracovává osobní údaje zákazníka výhradně na základě dokumentovaných pokynů zákazníka, včetně smlouvy o službách, této smlouvy, používání a nastavení služby zákazníkem a následných pokynů zaslaných v textové podobě. HansaChat může zpracovávat údaje, pokud to vyžaduje právo Unie nebo členského státu, a zákazníka o tom informuje předem, pokud zákon tohoto upozornění z důležitých důvodů veřejného zájmu nebrání.

HansaChat neprodleně informuje zákazníka, jestliže je podle jeho názoru pokyn v rozporu s GDPR nebo jiným příslušným právem Unie či členského státu na ochranu údajů, a může dotčený pokyn pozastavit, dokud nebude potvrzen nebo změněn.

HansaChat zajišťuje, že každá osoba oprávněná zpracovávat osobní údaje zákazníka je vázána mlčenlivostí nebo odpovídající zákonnou povinností a získává přístup pouze tam, kde je to nutné pro provoz, údržbu, řešení problémů, zabezpečení, prevenci zneužití, plnění předpisů nebo podporu požadovanou zákazníkem.

Pokud se uplatňuje § 3 německého zákona o ochraně údajů při telekomunikačních a digitálních službách (TDDDG), chrání HansaChat obsah a okolnosti komunikace také jako telekomunikační tajemství. HansaChat nezískává znalost nad rámec nutný pro poskytování komunikační služby nebo ochranu svých technických systémů a používá takovou znalost pro jiný účel pouze tehdy, pokud zákon to v souvislosti s telekomunikacemi výslovně umožňuje.

Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení práce dané osoby a po skončení smlouvy o službách.

S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na implementaci a povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování udržuje HansaChat přiměřená technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR. Aktuální opatření jsou popsána v příloze 2 a na stránce zabezpečení.

HansaChat může tato opatření aktualizovat s vývojem technologií a rizik, pokud celková úroveň ochrany není během smlouvy o službách podstatně snížena.

Zákazník uděluje HansaChatu obecné písemné pověření k používání subzpracovatelů uvedených v příloze 3. HansaChat ukládá každému subzpracovateli v podstatě stejné povinnosti na ochranu údajů, zůstává odpovědný za jeho plnění podle této smlouvy a udržuje seznam aktuální.

HansaChat poskytuje nejméně 30 dnů předem oznámení e-mailem kontaktní osobě účtu zákazníka nebo prostřednictvím nápadního oznámení ve službě před přidáním nebo výměnou subzpracovatele, který zpracovává osobní údaje zákazníka. Kratší lhůta může být použita, je-li to nutné k řešení naléhavého rizika pro zabezpečení, právní shodu nebo dostupnost; HansaChat pak oznámí co nejdříve.

Zákazník může během oznámení lhůty vznést námitku z rozumných důvodů ochrany údajů. Strany jednají v dobré víře o obchodně rozumném řešení. Není-li k dispozici, může zákazník ukončit dotčenou službu předtím, než nový subzpracovatel začne zpracovávat údaje, bez sankce za nevyužité předplatné období dotčené služby.

Primární úložiště pracovních prostorů se nachází v Německu. Šifrované záložní kopie Restic jsou uloženy ve Frankfurtu a Stockholmu. Síťové doručování a volitelné podpůrné funkce mohou zahrnovat další umístění, jak je uvedeno v příloze 3.

HansaChat nepřenáší osobní údaje zákazníka do třetí země ani mezinárodní organizaci, pokud není poučen zákazníkem, není-li to nutné k poskytování aktivované funkce služby, nebo to nevyžaduje zákon — a pouze tehdy, jsou-li splněny požadavky kapitoly V GDPR. Příslušné záruky mohou zahrnovat rozhodnutí o adekvátnosti, standardní smluvní doložky Evropské komise a doplňková technická a organizační opatření.

Obdrží-li HansaChat žádost subjektu údajů týkající se osobních údajů zákazníka, neprodleně ji předá zákazníkovi a neodpovídá na ni, není-li k tomu oprávněn zákazníkem nebo požádán zákonem.

S přihlédnutím k povaze zpracování a dostupným informacím poskytuje HansaChat zákazníkovi přiměřenou pomoc při výkonu práv subjektů údajů a při plnění povinností zákazníka podle článků 32 až 36 GDPR, včetně zabezpečení, posouzení narušení, posouzení vlivu na ochranu údajů a předchozích konzultací.

HansaChat oznamuje zákazníkovi bez zbytečného odkladu poté, co se dozví o narušení bezpečnosti osobních údajů, které se týká osobních údajů zákazníka. Oznámení zahrnuje informace dostupné HansaChatu, které zákazník rozumně potřebuje pro své povinnosti podle článků 33 a 34 GDPR; další informace mohou být poskytovány postupně, jak budou k dispozici.

HansaChat přijímá rozumná opatření k zamezení, prošetření, nápravě a zmírnění narušení a spolupracuje se zákazníkem. Oznámení není přiznáním viny ani odpovědnosti.

Na výběr zákazníka HansaChat vrátí nebo smaže osobní údaje zákazníka po skončení zpracovatelských služeb a smaže existující kopie, pokud právo Unie nebo členského státu nevyžaduje uchovávání. Zákazník musí požádat o návrat před datem smazání pracovního prostoru; neposkytne-li zákazník pokyn, volí se mazání.

Zrušené placené a zkušební pracovní prostory zůstávají použitelné po dobu aktuálního placeného nebo zkušebního období, poté jsou 90 dnů pouze pro čtení a jsou smazány. Mazání požadované vlastníkem učiní pracovní prostor okamžitě pouze pro čtení a smaže jej po 30denní odkladné lhůtě, pokud není zrušeno. Demo pracovní prostory se mažou po 24 hodinách. Bezplatné pracovní prostory zůstávají zapisovatelné a mažou se po 90 dnů bez uložené zprávy. Databáze pracovních prostorů a nahrané objekty se odstraňují příslušným procesem mazání; smazaná data pracovních prostorů mizí ze šifrovaných záloh podle plánu v příloze 2.

HansaChat zpřístupňuje informace rozumně potřebné k prokázání souladu s článkem 28 GDPR a touto smlouvou. Zákazník může audity zahrnutého zpracování provést sám nebo prostřednictvím nezávislého kvalifikovaného auditora vázaného mlčenlivostí.

Audity mají obvykle začínat dostupnou dokumentací a vzdáleným přezkumem. Místní prohlídka je k dispozici, je-li dokumentace nedostatečná nebo existují rozumné indicie o nesouladu, s rozumným předstihem a bez ohrožení dalších zákazníků, zabezpečení nebo obchodních tajemství. Zákazník nese rozumné náklady auditu, pokud audit nezjistí podstatné porušení ze strany HansaChatu. Pravomoci dozorových orgánů nejsou omezeny.

Tato smlouva začíná platit, jakmile se stane závaznou podle oddílu o stavu smlouvy, a platí, dokud HansaChat nesmaže všechny osobní údaje zákazníka. Nemůže-li HansaChat tuto smlouvu plnit, neprodleně informuje zákazníka. Zákazník může pozastavit zpracování nebo ukončit dotčenou službu, pokud podstatné porušení není v rozumné lhůtě napraveno.

Odpovědnost, rozhodné právo a příslušnost soudů se řídí smlouvou o službách, pokud závazné právo na ochranu údajů nestanoví jinak. Nic v této smlouvě neomezuje práva subjektů údajů ani pravomoci příslušného dozorového orgánu.