Terug naar de startpagina

Juridisch

Privacybeleid

Privacybeleid voor HansaChat. Lees hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. Laatst bijgewerkt: 11 september 2026.

Laatst bijgewerkt: 11 september 2026 · Versie 2026-09-11

1. Onze rol

HansaChat wordt geëxploiteerd door Igor Tverdokhleb, handelend onder de naam HansaChat, Barkentinenstr. 20, 23558 Lübeck, Duitsland. Contact: igor@hansa.chat. Hij is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die wordt uitgevoerd voor de eigen doeleinden van HansaChat die hieronder worden beschreven.

Voor werkruimte-inhoud die klanten en hun gebruikers naar HansaChat verzenden, uploaden of beheren, treedt HansaChat doorgaans op als verwerker namens de eigenaar of klant van de werkruimte. De eigenaar of klant van de werkruimte bepaalt waarom de werkruimte wordt gebruikt, wie wordt uitgenodigd, welke inhoud wordt toegevoegd en hoe lang de werkruimte actief blijft.

Voor gegevens over accountbeheer, facturering, beveiliging, misbruikpreventie, support, de website en servicecommunicatie treedt HansaChat op als verwerkingsverantwoordelijke.

2. Gegevens die wij verwerken

Afhankelijk van hoe u HansaChat gebruikt, verwerken wij mogelijk:

  • Accountgegevens zoals naam, e-mailadres, wachtwoordhash, verificatiestatus, taalinstelling en sessiegegevens.
  • Werkruimtegegevens zoals werkruimtenamen, lidmaatschappen, rollen, kanalen, directe berichten, vermeldingen, reacties, geüploade bestanden en bericht-metadata.
  • Facturerings- en abonnementsgegevens zoals abonnement, factureringsinterval, abonnementsstatus, coupongebruik, afreken-id’s en het e-mailadres van de klant.
  • Operationele en beveiligingsgegevens zoals IP-adres, landheader, browser-/apparaatinformatie, authenticatiegebeurtenissen, verzoeklogs, foutrapporten en signalen voor misbruikpreventie.
  • Support-, contact- en feedbackgegevens zoals e-mailadres, berichtinhoud, bedrijfsgrootte en alle informatie die u ons toestuurt.
  • E-mailbezorggegevens zoals ontvangeradres, afzendergegevens, onderwerp, berichttekst, bezorgstatus en bounce- en klacht-metadata.
  • Klantrelatiegegevens zoals account-id, registratiegebeurtenis, werkruimtenaam en abonnement, omgevingsmarkering en bron en medium van eerste contact, vastgelegd in onze zelfgehoste CRM wanneer u zich registreert of een werkruimte aanmaakt. Wij slaan uw rauwe signup-IP, naam of UTM-term/-inhoud niet op in de CRM.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens om:

  • Voor verwerking voor onze eigen doeleinden steunen wij op artikel 6(1)(b) AVG wanneer dat nodig is om een overeenkomst met u uit te voeren of stappen te zetten die u vóór het sluiten van een overeenkomst verzoekt; op artikel 6(1)(c) wanneer een wettelijke verplichting verwerking vereist; en op artikel 6(1)(f) voor de hieronder geïdentificeerde gerechtvaardigde belangen. Optionele verwerking op basis van toestemming steunt op artikel 6(1)(a). Verwerking van werkruimte-inhoud namens een klant volgt diens gedocumenteerde instructies onder de verwerkersovereenkomst; de klant bepaalt de rechtsgrondslag voor die verwerking.
  • Klantenaccounts en abonnementen beheren en noodzakelijke account-, facturerings- en servicecommunicatie versturen: contractuitvoering voor de contracterende persoon; gerechtvaardigd belang bij het beheren van de klantrelatie voor zakelijke contacten die niet zelf partij zijn bij de overeenkomst.
  • Belasting-, administratieve en wettelijk vereiste factureringsgegevens afhandelen: naleving van toepasselijke belasting- en administratieverplichtingen; betalingen, terugbetalingen en contractuele factureringskwesties beheren: contractuitvoering indien van toepassing.
  • Accounts, gebruikers en infrastructuur beschermen, misbruik voorkomen, storingen diagnosticeren en noodzakelijke beveiligingsgegevens bijhouden: gerechtvaardigd belang bij een veilige, betrouwbare exploitatie en bij het voorkomen en bestrijden van onrechtmatige activiteit.
  • Verzoeken om support en contact beantwoorden: contractuitvoering of gevraagde precontractuele stappen indien van toepassing; anders gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen en het oplossen van serviceproblemen.
  • Klantrelatiegegevens bijhouden voor registraties en werkruimten: contractuitvoering waar nodig voor de contracterende persoon, en gerechtvaardigd belang bij klantbeheer en het begrijpen van acquisitiebronnen. Acquisitietoerekening wordt niet beschouwd als noodzakelijk voor het leveren van chat.

4. Werkruimte-inhoud en zichtbaarheid

HansaChat is een communicatieproduct voor werkruimten. Inhoud van openbare kanalen is beschikbaar voor werkruimteleden die toegang hebben tot die kanalen. Inhoud van privékanalen is beschikbaar voor leden van die privékanalen. Directe berichten zijn beschikbaar voor hun deelnemers.

Eigenaren en beheerders van werkruimten kunnen werkruimte-instellingen, gebruikers en toegang beheren. Zij kunnen de inhoud van privékanalen of directe berichten niet automatisch lezen, tenzij zij zelf lid of deelnemer zijn, maar zij kunnen account- en werkruimtebrede instellingen binnen het product beheren.

5. Toegang van de HansaChat-exploitant

Als exploitant van de dienst heeft HansaChat de technische mogelijkheid om toegang te krijgen tot werkruimtegegevens, waaronder berichten, bestanden, gebruikersrecords en lidmaatschappen. Wij gebruiken deze toegang alleen wanneer dat nodig is voor onderhoud, het oplossen van storingen, beveiliging, misbruikpreventie, wettelijke naleving of wanneer een klant ons vraagt om met een specifiek probleem te helpen.

Waar het Duitse telecommunicatiegeheim van toepassing is, verkrijgt HansaChat geen kennis van de inhoud of omstandigheden van communicatie voorbij wat nodig is om de dienst te leveren of zijn technische systemen te beschermen. Gebruik voor een ander doel vereist een wet die dat gebruik in relatie tot telecommunicatie uitdrukkelijk toestaat.

Wij verkopen geen werkruimtegegevens en gebruiken berichtinhoud niet voor advertenties.

6. Hosting en subverwerkers

BunnyWay d.o.o. (bunny.net) verzorgt edge-bezorging, CDN, DNS/proxy en DDoS-bescherming en verwerkt verbindings- en verzoek-metadata voor zover nodig. Het bewaart tevens back-upkopieën die door HansaChat vóór overdracht zijn versleuteld, in Frankfurt (Duitsland) en Stockholm (Zweden). Edge-bezorging kan locaties buiten de EER omvatten; waar hoofdstuk V AVG van toepassing is, gebruiken wij toepasselijke adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen. Informatie over de toepasselijke waarborgen is verkrijgbaar via igor@hansa.chat.

HansaChat host kerngegevens van de applicatie op IONOS Cloud. Account-, werkruimte- en berichtgegevens worden opgeslagen in een beheerde MySQL-compatibele Database as a Service (DBaaS). Geüploade bestanden worden opgeslagen in IONOS Cloud Object Storage en versleuteld in rust.

Transactionele en service-e-mails worden verstuurd via onze Europese partner EmailLabs (Vercom S.A.), die de e-mailadressen, de berichtinhoud en de bezorg-metadata kan verwerken die nodig zijn om die e-mails te bezorgen.

Afrekenen voor betaalde abonnementen, belasting, facturen, terugbetalingen en betalingsgerelateerde processen lopen via Creem, onze merchant of record en factureringsprovider. Creem ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn voor facturering en abonnementsafhandeling.

7. Bewaring en verwijdering

Bewaring hangt af van de status van de werkruimte en het account:

  • Demo-werkruimten worden na 24 uur verwijderd.
  • Gratis werkruimten blijven beschrijfbaar en worden na 90 dagen zonder opgeslagen bericht verwijderd. Eigenaren ontvangen waarschuwingen bij nog 30, 7 en 1 dag. Een nieuw opgeslagen bericht herstart de inactieve periode.
  • Een opgezegde betaalde of proefwerkruimte blijft bruikbaar gedurende de betaalde of proefperiode, wordt daarna 90 dagen alleen-lezen en wordt definitief verwijderd. Reactivering in die periode herstelt de schrijftoegang en annuleert de geplande verwijdering.
  • Verwijdering van een werkruimte op verzoek van de eigenaar maakt de werkruimte direct alleen-lezen en verwijdert deze na een gratieperiode van 30 dagen definitief, tenzij de eigenaar het verzoek annuleert.
  • Werkruimtedatabases en geüploade objecten worden via het toepasselijke verwijderingsproces verwijderd. Verwijderde werkruimtegegevens verdwijnen volgens het gedocumenteerde back-upbewaarschema geleidelijk uit de versleutelde back-ups.
  • Accounts blijven bestaan zolang de eigenaar een actieve, alleen-lezen, voor verwijdering geplande of gearchiveerde werkruimte heeft. Voor verzoeken tot onmiddellijke verwijdering onder de AVG, zie sectie 10.
  • Factureringsgegevens, facturen, beveiligingslogs en juridische gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat nodig is voor administratie, fraudepreventie, geschillenafhandeling of wettelijke naleving.

8. Analyse, cookies en logs

Website-analyse draait op onze zelfgehoste Umami-instantie, voor elke bezoeker zonder cookies: bezochte pagina’s (inclusief campagneparameters), de verwijzende site, browser- en apparaattype, schermgrootte, taal, land en interacties met knoppen of downloads. Bezoeken worden gescheiden met een gezouten hash van de verbindings- en browsersignatuur; rauwe IP-adressen worden nooit opgeslagen.

Na het kiezen van “Alles accepteren” nemen wij bovendien geanonimiseerde sessie-opnames en heatmaps op om bruikbaarheid te begrijpen; formulierinvoer wordt tijdens de opname gemaskeerd. Wij verzamelen nooit formulierinhoud, persoonsgegevens, volledige URL’s of cross-site-identificatoren. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link “Privacyinstellingen” in de footer.

Geaggregeerde productmetrieken (bijvoorbeeld leden- en berichtaantallen per werkruimte, gebruikt voor mijlpaalanalyse) worden berekend door de chat-backend en bevatten geen berichtinhoud, namen of individuele activiteit.

HansaChat gebruikt geen advertentietrackers van derden. Wij verzamelen beperkte operationele analysegegevens zoals browsernaam, land en bezochte pagina’s om het gebruik te begrijpen en de dienst werkend te houden.

Wij loggen IP-adressen niet bewust voor analyse. IP-adressen kunnen nog steeds voorkomen in beveiligings-, infrastructuur-, betalings-, e-mailbezorg- of foutmonitoringrecords wanneer dat nodig is om de dienst te exploiteren en te beschermen.

9. Opslag van kerngegevens

Kerngegevens van werkruimte en applicatie, waaronder berichten en accountrecords, worden opgeslagen in IONOS Cloud DBaaS. Geüploade bestanden worden afzonderlijk opgeslagen in versleutelde IONOS Cloud Object Storage.

EmailLabs en Creem verwerken alleen de beperkte, proces-specifieke gegevens die nodig zijn voor e-mailbezorging en facturering.

Klantrelatiegegevens worden opgeslagen in onze zelfgehoste CRM op hetzelfde privé-IONOS-cluster en zijn alleen binnen het cluster en via een speciaal VPN bereikbaar.

10. Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie en de rol van uw werkruimteeigenaar kunt u rechten hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar tegen verwerking, overdraagbaarheid en het intrekken van toestemming wanneer verwerking op toestemming berust.

Verzoeken over werkruimte-inhoud moeten mogelijk worden afgehandeld door de eigenaar of klant van de werkruimte als verwerkingsverantwoordelijke. U kunt contact met ons opnemen via igor@hansa.chat en wij sturen het verzoek door of ondersteunen het waar passend.

U kunt ook het recht hebben een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming.

U kunt op grond van artikel 17 AVG onmiddellijke verwijdering van uw account en de u betreffende persoonsgegevens verzoeken, zonder de standaardgratieperiode voor account of werkruimte af te wachten. Maak een supportticket aan in de categorie “Privacy / AVG-verzoek”, geef aan dat u onmiddellijke verwijdering verzoekt en vermeld het account en eventuele getroffen werkruimten. Voeg geen wachtwoorden of onnodige gevoelige informatie toe.

Wij beoordelen het verzoek zonder onredelijke vertraging, verifiëren de identiteit waar redelijkerwijs nodig en wissen gegevens zonder onredelijke vertraging waar het recht op verwijdering van toepassing is. Wij informeren u doorgaans binnen één maand na ontvangst over de genomen actie. Een toegestane verlenging onder de AVG wordt binnen die maand toegelicht. Wettelijke bewaarplichten, het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen en andere wettelijke uitzonderingen kunnen verwijdering van sommige records verhinderen; wij lichten elke weigering of beperking toe. Verzoeken over werkruimte-inhoud die door klanten wordt beheerd, worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke klant en onder de verwerkersovereenkomst ondersteund.

Kunt u niet inloggen of verkiest u een ander contactkanaal, mail dan naar igor@hansa.chat. Een supportticket is ons normale afhandelingskanaal, geen voorwaarde voor het uitoefenen van uw wettelijke rechten.

Maak een privacyverzoek-ticket aan

11. Noodzakelijke gegevens

Sommige gegevens zijn nodig om de dienst te leveren. Zonder e-mailadres kunnen wij bijvoorbeeld geen account aanmaken, beveiligings-e-mails versturen of facturering beheren. Zonder werkruimte-inhoud en lidmaatschapsgegevens kan de chatdienst niet functioneren.

12. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe HansaChat persoonsgegevens verwerkt, neem dan contact met ons op via igor@hansa.chat.