Συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων

Η παρούσα DPA ρυθμίζει την επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη από το HansaChat για την παροχή της υπηρεσίας. Το αντικείμενο, η φύση, ο σκοπός, οι κατηγορίες δεδομένων, τα υποκείμενα των δεδομένων και η διάρκεια εξειδικεύονται στο Παράρτημα 1.

Ο Πελάτης καθορίζει τους σκοπούς και τα ουσιώδη μέσα επεξεργασίας του περιεχομένου του χώρου εργασίας. Το HansaChat επεξεργάζεται τα δεδομένα αυτά για λογαριασμό του Πελάτη. Η παρούσα DPA δεν καλύπτει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το HansaChat επεξεργάζεται ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας για χρέωση, διαχείριση λογαριασμών, ασφάλεια της υπηρεσίας, πρόληψη κατάχρησης, διαχείριση υποστήριξης ή συμμόρφωση· η επεξεργασία αυτή περιγράφεται στην Πολιτική Απορρήτου.

Το HansaChat επεξεργάζεται τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη αποκλειστικά βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών του Πελάτη, συμπεριλαμβανομένης της Σύμβασης Παροχής Υπηρεσιών, της παρούσας DPA, της χρήσης και της ρύθμισης παραμέτρων της υπηρεσίας από τον Πελάτη, καθώς και μεταγενέστερων οδηγιών που αποστέλλονται σε έγγραφη μορφή. Το HansaChat επιτρέπεται να επεξεργάζεται δεδομένα όπου το απαιτεί το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους και υποχρεούται να ενημερώνει τον Πελάτη πριν από την επεξεργασία αυτή, εκτός εάν το δίκαιο απαγορεύει την ενημέρωση αυτή για σημαντικούς λόγους δημοσίου συμφέροντος.

Το HansaChat ενημερώνει αμέσως τον Πελάτη εάν, κατά τη γνώμη του, μια οδηγία παραβιάζει τον GDPR ή άλλη applicable έννομη τάξη της Ένωσης ή κράτους μέλους για την προστασία δεδομένων, και μπορεί να αναστείλει την εν λόγω οδηγία έως ότου επιβεβαιωθεί ή τροποποιηθεί.

Το HansaChat μεριμνά ώστε κάθε πρόσωπο εξουσιοδοτημένο να επεξεργάζεται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη να δεσμεύεται από εμπιστευτικότητα ή κατάλληλο νομοθετικό καθήκον και να λαμβάνει πρόσβαση μόνο εφόσον είναι αναγκαία για τη λειτουργία, τη συντήρηση, την αντιμετώπιση προβλημάτων, την ασφάλεια, την πρόληψη κατάχρησης, τη νομική συμμόρφωση ή την υποστήριξη που ζητά ο Πελάτης.

Όπου εφαρμόζεται το άρθρο 3 του γερμανικού νόμου για την προστασία δεδομένων των ψηφιακών τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών (TDDDG), το HansaChat προστατεύει επίσης το περιεχόμενο και τις συνθήκες των επικοινωνιών ως τηλεπικοινωνιακό απόρρητο. Το HansaChat δεν αποκτά γνώση πέραν ό,τι είναι αναγκαίο για την παροχή της υπηρεσίας επικοινωνίας ή την προστασία των τεχνικών συστημάτων της, και χρησιμοποιεί τη γνώση αυτή για άλλο σκοπό μόνο εφόσον νόμος το επιτρέπει ρητά σε σχέση με τις τηλεπικοινωνίες.

Η υποχρέωση εμπιστευτικότητας εξακολουθεί να ισχύει μετά το πέρας της εργασίας του προσώπου και μετά τη λήξη της Σύμβασης Παροχής Υπηρεσιών.

Λαμβάνοντας υπόψη την κατάσταση της τεχνικής γνώσης, το κόστος υλοποίησης και τη φύση, το εύρος, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, το HansaChat διατηρεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα δυνάμει του άρθρου 32 GDPR. Τα τρέχοντα μέτρα περιγράφονται στο Παράρτημα 2 και στη σελίδα Ασφαλείας.

Το HansaChat μπορεί να επικαιροποιεί τα μέτρα αυτά καθώς αλλάζουν η τεχνολογία και οι κίνδυνοι, υπό τον όρο ότι το συνολικό επίπεδο προστασίας δεν μειώνεται ουσιαστικά κατά τη διάρκεια της Σύμβασης Παροχής Υπηρεσιών.

Ο Πελάτης χορηγεί στο HansaChat γενική έγγραφη εξουσιοδότηση χρήσης των υπεργολάβων επεξεργασίας του Παραρτήματος 3. Το HansaChat επιβάλλει σε κάθε υπεργολάβο επεξεργασίας ουσιαστικά τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων, παραμένει υπεύθυνο για την εκπλήρωσή τους δυνάμει της παρούσας DPA και διατηρεί τον κατάλογο ενημερωμένο.

Το HansaChat κοινοποιεί τουλάχιστον 30 ημέρες πριν, με email στον λογαριασμό επικοινωνίας του Πελάτη ή μέσω εμφανούς ανακοίνωσης στην υπηρεσία, την προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου επεξεργασίας που επεξεργάζεται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη. Επιτρέπεται συντομότερη προθεσμία όταν είναι αναγκαία για την αντιμετώπιση επείγοντος κινδύνου ασφαλείας, νομικού ή διαθεσιμότητας· σε αυτή την περίπτωση το HansaChat παρέχει την ενημέρωση το συντομότερο εύλογα δυνατό.

Ο Πελάτης δικαιούται να αντιταχθεί εντός της προθεσμίας ενημέρωσης για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων. Τα μέρη συνεργάζονται καλόπιστα για εμπορικά εύλογη λύση. Εάν δεν είναι διαθέσιμη καμία λύση, ο Πελάτης μπορεί να λύσει την υπηρεσία που επηρεάζεται πριν αρχίσει η επεξεργασία από τον νέο υπεργολάβο, χωρίς ποινή για την αχρησιμοποίητη προπληρωμένη περίοδο της εν λόγω υπηρεσίας.

Η κύρια αποθήκευση του χώρου εργασίας βρίσκεται στη Γερμανία. Τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας Restic αποθηκεύονται στη Φρανκφούρτη και στη Στοκχόλμη. Η παράδοση μέσω δικτύου και οι προαιρετικές υποστηρικτικές λειτουργίες μπορεί να εμπλέκουν άλλες τοποθεσίες, όπως δηλώνεται στο Παράρτημα 3.

Το HansaChat δεν μεταφέρει Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό εκτός εάν το ζητήσει ο Πελάτης, είναι αναγκαίο για την παροχή ενεργοποιημένης λειτουργίας της υπηρεσίας ή το απαιτεί το δίκαιο, και μόνο εφόσον τηρούνται οι απαιτήσεις του κεφαλαίου V GDPR. Οι εφαρμοστέες εγγυήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν απόφαση επαρκείας, τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και συμπληρωματικά τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.

Εάν το HansaChat λάβει αίτημα από υποκείμενο των δεδομένων που αφορά Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη, το προωθεί αμέσως στον Πελάτη και δεν απαντά εκτός εάν είναι εξουσιοδοτημένο από τον Πελάτη ή το απαιτεί το δίκαιο.

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις διαθέσιμες πληροφορίες, το HansaChat παρέχει εύλογη βοήθεια στον Πελάτη για τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων και για τις υποχρεώσεις του Πελάτη δυνάμει των άρθρων 32 έως 36 GDPR, συμπεριλαμβανομένης της ασφάλειας, της αξιολόγησης παραβιάσεων, των μελετών αντίκτυπου στην προστασία δεδομένων και της προηγούμενης διαβούλευσης.

Το HansaChat γνωστοποιεί στον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση μετά την επίγνωσή του για παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επηρεάζει Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη. Η γνωστοποίηση περιλαμβάνει τις πληροφορίες που διατίθενται στο HansaChat και τις οποίες ο Πελάτης εύλογα χρειάζεται για τις υποχρεώσεις του δυνάμει των άρθρων 33 και 34 GDPR, και περαιτέρω πληροφορίες μπορεί να παρέχονται σε φάσεις καθώς καθίστανται διαθέσιμες.

Το HansaChat λαμβάνει εύλογα μέτρα για τον περιορισμό, τη διερεύνηση, την αποκατάσταση και τον μετριασμό της παραβίασης και συνεργάζεται με τον Πελάτη. Η γνωστοποίηση δεν συνιστά παραδοχή υπαιτιότητας ή ευθύνης.

Κατ' επιλογή του Πελάτη, το HansaChat επιστρέφει ή διαγράφει τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη μετά τη λήξη των υπηρεσιών επεξεργασίας και διαγράφει τα υπάρχοντα αντίγραφα, εκτός εάν το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους απαιτεί διατήρηση. Ο Πελάτης πρέπει να ζητήσει την επιστροφή πριν την ημερομηνία διαγραφής του χώρου εργασίας· εάν ο Πελάτης δεν δώσει οδηγία, επιλέγεται η διαγραφή.

Οι ακυρωμένοι επί πληρωμή και δοκιμαστικοί χώροι εργασίας παραμένουν χρησιμοποιήσιμοι έως το πέρας της τρέχουσας πληρωμένης ή δοκιμαστικής περιόδου, κατόπιν καταστολής μόνο για ανάγνωση για 90 ημέρες και διαγράφονται. Η διαγραφή κατόπιν αιτήματος του ιδιοκτήτη καθιστά τον χώρο εργασίας αμέσως μόνο για ανάγνωση και τον διαγράφει μετά από προθεσμία χάριτος 30 ημερών εκτός εάν ακυρωθεί. Οι δοκιμαστικοί χώροι εργασίας διαγράφονται μετά από 24 ώρες. Οι δωρεάν χώροι εργασίας παραμένουν εγγράψιμοι και διαγράφονται μετά από 90 ημέρες χωρίς αποθηκευμένο μήνυμα. Οι βάσεις δεδομένων των χώρων εργασίας και τα μεταφορτωμένα αντικείμενα αφαιρούνται με την οικεία διαδικασία διαγραφής· τα διαγραμμένα δεδομένα εξέρχονται σταδιακά από τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας σύμφωνα με το πρόγραμμα του Παρατήματος 2.

Το HansaChat θέτει στη διάθεση των ενδιαφερομένων τις εύλογα αναγκαίες πληροφορίες για την απόδειξη συμμόρφωσης με το άρθρο 28 GDPR και την παρούσα DPA. Ο Πελάτης μπορεί να ελέγξει την καλυπτόμενη επεξεργασία αυτοπροσώπως ή μέσω ανεξάρτητου, κατάλληλα προσόντων ελεγκτή δεσμευμένου από εμπιστευτικότητα.

Οι έλεγχοι πρέπει κατά κανόνα να ξεκινούν με τη διαθέσιμη τεκμηρίωση και απομακρυσμένη αναθεώρηση. Επιτόπιος έλεγχος είναι διαθέσιμος όπου η τεκμηρίωση είναι ανεπαρκής ή υπάρχουν εύλογες ενδείξεις μη συμμόρφωσης, με εύλογη προηγούμενη ειδοποίηση και χωρίς διατάραξη άλλων πελατών, της ασφάλειας ή εμπορικών μυστικών. Ο Πελάτης επιβαρύνεται με τα εύλογα κόστη ελέγχου εκτός εάν ένας έλεγχος εντοπίσει ουσιαστική παραβίαση από το HansaChat. Οι εξουσίες της εποπτικής αρχής δεν περιορίζονται.

Η παρούσα DPA αρχίζει όταν καθίσταται δεσμευτική δυνάμει της ενότητας Κατάσταση σύμβασης και παραμένει σε ισχύ έως ότου το HansaChat διαγράψει όλα τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη. Εάν το HansaChat δεν μπορεί να συμμορφωθεί με την παρούσα DPA, ενημερώνει αμέσως τον Πελάτη. Ο Πελάτης μπορεί να αναστείλει την επεξεργασία ή να λύσει την επηρεαζόμενη υπηρεσία όταν ουσιαστική παραβίαση δεν αποκαθίσταται εντός εύλογης προθεσμίας.

Την ευθύνη, το εφαρμοστέο δίκαιο και την αρμοδιότητα διέπει η Σύμβαση Παροχής Υπηρεσιών, εκτός όπου αναγκαστικό δίκαιο προστασίας δεδομένων απαιτεί διαφορετικά. Καμία διάταξη της παρούσας DPA δεν περιορίζει τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων ή τις εξουσίες αρμόδιας εποπτικής αρχής.